Les demandes d'achat en entreprise - Définition et Processus
Découvrez les demandes d'achat : définition, processus et automatisation pour une gestion efficace des dépenses.
La création et l'approbation d'une demande d'achat sont les premières étapes importantes du processus d'achat et sont essentielles pour gérer efficacement les dépenses. Cependant, leur rôle crucial est souvent sous-estimé, ce qui soulève plusieurs questions : Pourquoi est-il important d'avoir un tel processus ? Quels sont ses avantages ? Comment peut-il améliorer les performances achats de l'entreprise ?
Cet article va répondre à ces questions et vous aider à mieux comprendre ce sujet. Nous verrons pourquoi la demande d'achat est importante et vous donnerons des conseils pour organiser ce processus souvent négligé. Vous apprendrez comment une demande d'achat automatisée peut non seulement rendre les achats plus normés et aussi réduire les coûts en améliorant la gestion des dépenses.
Qu'est-ce qu'une demande d'achat en entreprise ?
Une demande d'achat est un document essentiel au sein d'une entreprise, utilisé par les employés pour initier le processus d'achat de biens ou de services. Ce formulaire peut être rempli manuellement ou électroniquement, souvent à travers un logiciel d'achat spécialisé. Son objectif principal est de solliciter l'approbation pour un achat prévu, garantissant que chaque dépense de l'entreprise répond à un besoin réel et est conforme aux politiques budgétaires établies.
Le processus de demande d'achat peut varier selon les méthodes de l'entreprise, allant des procédures papier traditionnelles à des solutions entièrement automatisées. Ces dernières offrent souvent une plus grande efficacité et précision, permettant une gestion des approbations et des révisions en temps réel, ainsi qu'une intégration directe avec d'autres systèmes de gestion financière et d'approvisionnement de l'entreprise.
En instaurant un tel processus, les entreprises s'assurent que chaque achat est approuvé et aligné avec la politique de l'organisation. Cela aide non seulement à contrôler les coûts, mais aussi à éviter les dépenses inutiles, renforçant ainsi la performance des achats.
Pourquoi est-il important d'avoir un processus de demande d'achat ?
Dans le monde des affaires, qu'il s'agisse d'une petite entreprise ou d'un grand groupe, l'achat de biens et de services est courant. Cependant, sans un processus de contrôle rigoureux, les achats non régulés, souvent appelés "achats sauvages", peuvent s'accumuler, entraînant une consommation excessive des budgets et exposant l'entreprise à des risques financiers significatifs.
Ces achats désorganisés peuvent facilement conduire à des dépenses superflues, non contrôlées, voire à des fraudes, des paiements excessifs et de la perte de temps.
Le processus de demande d'achat de prestation joue un rôle crucial dans la prévention de ces problèmes en intégrant tous les acteurs concernés dans une procédure structurée qui commence par la compréhension précise du besoin.
Avant de procéder à un achat de prestation, une demande doit être rigoureusement examinée et approuvée à travers différents niveaux hiérarchiques pour s'assurer que le recours à un prestataire est justifié, qu’ils n’y a pas de ressources internes disponibles, et qu'il est en accord avec la politique d'achat de l'entreprise.
Lorsque ce processus est géré via un logiciel d'achat automatisé, il devient encore plus efficace. L'automatisation simplifie le circuit de validation en demandant automatiquement l’approbation aux différents responsables, tout en enregistrant chaque interaction.
Quelles sont les étapes du processus de demande d’achat ?
Le processus de demande d'achat dans une entreprise est essentiel pour assurer que chaque achat est nécessaire, approprié, et en alignement avec les objectifs financiers et opérationnels de l'organisation.
Ce processus commence lorsque l'employé identifie un besoin et remplit une demande d'achat.
La demande doit inclure des informations détaillées pour faciliter l'évaluation et l'approbation, telles que :
- Identité et département de l'acheteur : Qui fait la demande et de quel département vient cette demande.
- Description et quantité des biens ou services requis : Cela inclut une explication claire de ce qui est nécessaire et pourquoi, avec les quantités précises demandées.
- Prix/Budget estimé du produit ou service demandé : Le coût attendu doit être détaillé pour permettre une analyse budgétaire.
- Informations supplémentaires : Devise, répartition des coûts, devis reçus, et toute autre documentation de support qui justifie l'achat et aide à vérifier la nécessité.
Si un fournisseur a été sélectionné :
- Informations sur le fournisseur sélectionné : Le nom du fournisseur, ses coordonnées, et pourquoi ce fournisseur spécifique a été choisi.
Une fois la demande remplie, elle entre dans un circuit de validation où le supérieur hiérarchique de l'employé examine la demande. Ce supérieur a la possibilité d'approuver, de refuser, ou de demander des informations supplémentaires. Si la demande dépasse un certain seuil financier, elle peut nécessiter des approbations additionnelles de niveaux hiérarchiques plus élevés. Cette étape assure que les dépenses sont bien contrôlées et conformes aux politiques internes.
Si elle est approuvée, plusieurs processus sont possible :
- Création d'un appel d'offres/consultations : Une fois la demande d'achat approuvée, le demandeur doit, s'il n'a pas pré-sélectionné un partenaire, créer et diffuser un appel d'offres à ses partenaires. Il pourra ensuite sélectionner parmi les réponses de ses partenaires, celle qui correspond le mieux à ses besoins et contractualiser avec celui-ci.
- Création d’un contrat ou d’un bon de commande : Si un fournisseur a été pré-sélectionné par le demandeur, celui-ci doit alors créer et émettre un contrat ou un bon de commande officiel pour finaliser la transaction. Ce document juridique définit les termes et conditions de l'achat, tels que la description des biens ou services, les quantités, les prix, les délais de livraison, et les modalités de paiement.
Les logiciels d'achats modernes jouent un rôle clé ici, car ils centralisent et stockent tous les documents justificatifs et les informations, facilitant le processus d'examen et d'approbation en temps réel et réduisant les risques d'erreur ou de fraude.
Ce processus structuré, enrichi par l'automatisation et l’historique de suivi, réduit la durée du processus achats, implique toutes les parties prenantes dès le début, et garantit que chaque achat respecte scrupuleusement les politiques et procédures d'achat de l'entreprise.
Quels sont les avantages d’automatiser le processus de demande d’achat de prestation?
L'automatisation du processus de demande d'achat de prestation présente plusieurs avantages significatifs par rapport aux méthodes manuelles, souvent lourdes et sujettes à erreurs.
Les processus traditionnels impliquant des échanges prolongés par email et un suivi sur des feuilles de calcul ou des documents papiers sont non seulement chronophages mais aussi vulnérables aux retards dus à l'absence des approbateurs ou à des goulots d'étranglement administratifs. De telles inefficacités manuelles sont susceptibles de causer des erreurs, nécessitant des corrections qui consomment temps et ressources précieuses.
Avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion des achats pour l'automatisation :
- Efficacité et Productivité : Le logiciel automatise l'envoi des demandes d’achat aux personnes chargées des approbations, réduisant ainsi les délais habituels liés aux échanges interdépartementaux et accélérant le cycle d'achat complet.
- Accessibilité : Un système automatisé permet aux employés de créer, examiner, modifier et approuver des demandes d'achat facilement depuis n'importe quel appareil, à tout moment et de n'importe où, augmentant ainsi la flexibilité et l'efficacité de l'équipe.
- Réduction des risques : En standardisant les procédures d'achat, un système automatisé aide à respecter les politiques de l'entreprise, assurant que toutes les acquisitions suivent les règles établies et réduisant ainsi les risques de non-conformité.
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