E-sourcing : un enjeu stratégique pour les directions achats

La crise sanitaire et les instabilités géopolitiques ont de graves conséquences sur la capacité des entreprises à s’approvisionner en biens et en services. Les pénuries constatées notamment dans le secteur du BTP et de l’énergie augmentent sensiblement le coût des matières premières. Pour éviter de graves ruptures au sein des chaînes d’approvisionnement et pour préserver les marges, les directions achats ont tout intérêt à diversifier leur panel : c’est là que l’e-sourcing devient un enjeu stratégique majeur.

Mais qu’est-ce l’e-sourcing ? Quels sont les bénéfices de l’e-sourcing pour les donneurs d’ordre ? Quelles sont les conditions requises pour sourcer efficacement ? L’équipe d’AddWorking fait le point avec vous.

Qu’est-ce que l’e-sourcing ?

L’e-sourcing est un logiciel connecté indispensable aux directions achats leur permettant de bénéficier d’un large panel de sous-traitants, prestataires ou encore de fournisseurs. Ce type d’outil centralise toutes les informations utiles aux donneurs d’ordre pour identifier puis choisir les ressources externes les plus adaptées à leurs besoins.

Quelles sont les bénéfices de l’e-sourcing ?

Des campagnes de sourcing plus rapides

L’e-sourcing offre un gain de temps substantiel par rapport à une activité de sourcing effectuée sur plusieurs canaux : tableur Excel, appel téléphonique, recommandations, salons... Grâce à un panel de sous-traitants enrichi et centralisé, les allers-retours sur différents canaux de sourcing sont de facto supprimés. Avec ce type de plateforme, il n’est plus nécessaire de qualifier chaque sous-traitant, les directions achats disposent d’une cartographie précise des métiers et des compétences disponibles. La centralisation des informations facilite également les comparaisons entre les différents sous-traitants et accélère ainsi l’ensemble du processus achats.

Des ressources diversifiées

L’accès à un large panel de sous-traitants est devenu un enjeu crucial au vu des difficultés d’approvisionnement que les entreprises traversent actuellement. L’adage “ne jamais mettre tous ses oeufs dans le même panier” prend tout son sens dans le cas où une entreprise sous-traitante ne peut pas assurer ses missions : le projet risque de ne pas aboutir et par conséquent de diminuer les revenus des entreprises clientes. Or, l’e-sourcing palie à cette difficulté en offrant aux donneurs d’ordre la possibilité de diversifier leurs ressources et de répondre ainsi à toutes les opportunités du marché.

Des dépenses maîtrisées

L’outil e-sourcing est un véritable instrument d'amélioration des performances achats : une négociation traditionnelle débute en moyenne avec 5 sous-traitants. Avec une solution e-sourcing, une centaine de sous-traitants sont en concurrence. Conséquence ? Les coûts d’achat baissent considérablement. Autrement dit, l’accès à un nombre conséquent de sous-traitants permet aux équipes achats de retenir ceux avec le meilleur rapport-qualité prix mais également d’avoir une meilleure visibilité sur les dépenses à mobiliser pour leurs projets.

Des relations sécurisées

Les directions achats n’occupent plus uniquement une fonction de cost-killer, elles sont désormais attendues sur leur capacité à maîtriser les risques juridiques et financiers liés à la sous-traitance. De par la centralisation de l’information relative aux compétences, métiers, conformité de l’entreprise sous-traitante, l’e-sourcing devient un véritable outil de gestion des risques :

• Les directions achats sélectionnent les sous-traitants avec des compétences et des métiers capables de réaliser les missions souhaitées et limitent ainsi le risque de voir les prestations mal ou partiellement réalisées.
• La récolte des documents administratifs des sous-traitants sur un outil d’e-sourcing permet aux donneurs d’ordre de répondre à leur obligation de vigilance et réduit ainsi considérablement le risque d’être poursuivi pour travail dissimulé.
• La connaissance accrue des sous-traitants facilite, pour les donneurs d’ordre, l’identification des ressources externes capables d’appliquer la politique RSE de l’entreprise cliente.

Quelles sont les conditions requises pour sourcer efficacement avec un outil d’e-sourcing ?

Définissez les informations à récolter auprès des sous-traitants

L’analyse de vos besoins est la condition sine qua non au lancement d’une campagne de sourcing efficace. Pour cela, vos équipes définissent les critères d’informations à récolter auprès des sous-traitants : zone géographique, prix, degré de conformité, compétences, métiers... Ce travail de pré-qualification permet d’identifier rapidement les sous-traitants les plus à même de répondre à vos exigences.

Adoptez un outil e-sourcing collaboratif

L’e-sourcing s’inscrit dans une nouvelle génération d'outils SaaS qui connecte les donneurs d’ordre aux sous-traitants. Avec ce type de solution, les deux parties entretiennent un rapport gagnant-gagnant. Les sous-traitants saisissent de nouvelles opportunités business en mettant à jour directement sur la plateforme leurs compétences et leur zone géographique dans laquelle ils interviennent. Les donneurs d'ordre, quant à eux, profitent d'une connaissance enrichie et diversifiée de leur panel pour sélectionner les sous-traitants conformes à leurs besoins. 

Connectez vos activités de sourcing à l’ensemble des étapes du processus achats

Le sourcing est la première étape que nous retrouvons dans le processus achats dédié à la sous-traitance, elle est suivie par :

• La formulation de l’appel d’offre
• La gestion des contrats
• Le suivi et l’évaluation des chantiers
• Le traitement des factures
• La mise en paiement

L’acquisition d’un outil réunissant l’e-sourcing et toutes les étapes qui en découle permet de centraliser les informations et d’accélérer l’ensemble des opérations dédiées à la sous-traitance. Concrètement ? L'opérationnel qui évalue la qualité des missions réalisées par le sous-traitant est transmise à l’acheteur afin de l'aider à déterminer l'intérêt ou non de faire appel à cette ressource pour de nouveaux projets.