Comment définir une stratégie achats performante ?
Découvrez nos 5 conseils pour optimiser la gestion des achats.
La définition d’une stratégie ou d’une politique achats est la condition sine qua none pour relever les défis rencontrés par les entreprises du secteur de la construction, des télécommunications et de l’énergie. Dans cet article, AddWorking délivre 5 conseils destinés aux Directions Achats afin d’optimiser leurs performances opérationnelles tout en minimisant leurs dépenses et leurs risques liés à la sous-traitance.
Qu’est-ce qu’une stratégie achats ?
Une stratégie ou une politique achats repose sur l’identification et l’optimisation de l’ensemble des étapes du Procure-to-Pay ou du processus achats allant du sourcing jusqu’à la mise en paiement. À partir de ces différentes opérations, les Directions Achats définissent des objectifs avec un plan d’actions puis mesurent la pertinence de leur stratégie.
1. Définir les objectifs de la stratégie achats
Afin d’optimiser leur performances, les Directeurs et Responsables Achats fixent dans leur stratégie des objectifs en prenant en compte les besoins de leurs équipes et plus généralement de l’entreprise. Parmi ces objectifs, nous retrouvons la volonté de :
- Mesurer la performance achats ;
- Contrôler les dépenses dédiées à la gestion des achats ;
- Minimiser les risques fournisseurs ;
- Optimiser les gains de performance opérationnelle en interne.
La définition de ces objectifs permettent d’avoir une vision complète sur les enjeux achats et d’identifier les leviers pertinents à mettre en oeuvre.
2. Mesurer les performances achats
Les Directions Achats ont tout intérêt à récolter de la donnée sur leur performance afin de nourrir leur stratégie et de réaliser des reportings fiables auprès de la Direction Générale. Voici une liste non-exhaustive des indicateurs à mesurer :
- Le ROI des achats : correspond à la réduction des dépenses achats par rapport au coût total de fonctionnement de la direction achats.
- La part de compétences et métiers pénuriques : renvoie à la difficulté des entreprises à recourir efficacement à des sous-traitants capables de répondre aux opportunités du marché.
- La part de sous-traitants non-conformes : désigne tous les sous-traitants qui ne sont pas à jour de leurs documents faisant porter un risque juridique et financier pour l’entreprise.
- Le temps de traitement des différentes opérations relatives aux achats : campagne de sourcing, formulation de l’appel d’offre, gestion des contrats, suivi de chantier… toutes ces opérations nécessitent du temps et doivent ainsi être mesurées afin de les optimiser.
- La qualité d’exécution des travaux réalisés par les sous-traitants : le respect des échéances et la réactivité administrative du sous-traitant permettent d’identifier les meilleurs partenaires business.
3. Contrôler les dépenses dédiées aux achats
Les étapes relatives au processus achats ont un coût, il est donc indispensable de l'estimer afin de mesurer la rentabilité de chaque projet. Pour cela, 4 facteurs sont à prendre en compte :
- Le nombre de sous-traitants mobilisés par l'entreprise ;
- Le nombre de transactions par sous-traitant (commande, validation et paiement) ;
- Le degré de digitalisation des différentes opérations liées à la sous-traitance (absente, partielle...) ;
- La fidélité des sous-traitants mobilisés durant ces dernières années.
4. Cartographier les risques dans les achats
Compte tenu de la hausse du coût des matières premières et des risques de rupture dans la chaîne d’approvisionnement, la probabilité pour les Directions Achats de voir l’activité économique de leur entreprise se dégrader n’a jamais été aussi forte. C’est pourquoi l’établissement d’une cartographie des risques fournisseurs est nécessaire pour réaliser des plans d’actions préventifs. Parmi ces risques nous retrouvons :
- Le manque de solvabilité du sous-traitant ;
- La non-conformité de l’entreprise sous-traitante ;
- La mise à mal de la réputation de l’entreprise principale.
5. Connecter les équipes à leurs sous-traitants
Les Directions Achats gèrent leur réseau et leurs projets avec de multiples outils souvent déconnectés. Dans une logique d’efficacité et de gain de temps, il est indispensable que les différents services d’une entreprise se connectent à leurs sous-traitants au sein d’un même environnement. En effet, une stratégie achats ne doit jamais oublier l’intérêt de fluidifier l’ensemble du processus allant de la recherche de nouveaux sous-traitants au règlement des factures.
Avec AddWorking, le recours à la sous-traitance est facilité et permet de soutenir l’accroissement d’activité des entreprises. Depuis le même environnement, les équipes peuvent gérer leur panel de sous-traitants, l’enrichir et suivre l’avancée de leurs travaux. Ainsi, les pratiques achats sont uniformisées et centralisées au même endroit permettant aux donneurs d’ordre de gérer un nombre croissant de sous-traitants et de projets.
