Comment vérifier l'extrait Kbis d'un sous-traitant ?
Donneur d'ordre : Soyez conforme à votre obligation de vigilance.
L'obligation de vigilance du donneur d'ordre vis-à-vis de son sous-traitant a pour objectif de lutter contre le travail dissimulé. Cette obligation légale est encadrée par les articles L8222-1 et D8222-5 du Code du Travail et s'adresse à tous les donneurs d'ordre passant un marché avec un sous-traitant de plus de 5000 euros HT cumulés sur l'année (factures et paiements cumulés).
Pour répondre à l'obligation de vigilance, le donneur d'ordre doit collecter puis vérifier l'authenticité d'un certain nombre de documents administratifs de son sous-traitant dont l'extrait Kbis.
Ce contrôle permets également d’établir un indice supplémentaire quant à l'indépendance du sous-traitant envers le donneur d'ordre écartant ainsi le risque de requalification du contrat de sous-traitance en contrat de travail.
Qu'est-ce que l'extrait Kbis ?
L’extrait Kbis est « la carte d’identité » de l’entreprise commerciale. Les artisans n'ont pas de Kbis mais un extrait D1 émanant tandis que les professions libérales ont un SIRENE.
Le Greffe du Tribunal de Commerce reprend les informations suivantes sur le Kbis :
L'identification de la personne morale
- Immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés : numéro SIREN
- Date d'immatriculation : date à laquelle l'entreprise a été enregistrée au RCS
- Dénomination sociale : nom de la société commerciale
- Forme juridique : SARL, EURL, SAS, SA, SASU, Micro-entreprise, SNC, SCA, SCS
- Capital social
- Adresse du siège
- Activité.s principale.s
- Durée de la personne morale : durée de vie de l'entreprise fixée par les associés
- Date de clôture de l'exercice social : date de fin de l'exercice comptable
Les renseignements relatifs à la gestion, la direction, l'administration, le contrôle, les associés ou les membres
- Nom, prénom
- Date et lieu de naissance
- Nationalité
- Domicile personnel
- Fonction dans la société : gérant, président, etc.
Les renseignements relatifs à l'activité et à l'établissement principal
- Adresse de l'établissement
- Activité exercée
- Date de démarrage de l'activité
- Origine des fonds ou de l'activité
- Mode d'exploitation
Comment vérifier l'authenticité de l'extrait Kbis ?
La simplification des démarches administratives et l'ère de la digitalisation ont conduit les Greffes des Tribunaux de Commerce à se doter d'outils informatiques permettant le contrôle d'authenticité directement par le biais de QRCODE ou de code de vérification apposé sur le document.
Via le site internet Infogreffe.fr, il suffit de renseigner le code de vérification du document afin de vérifier son authenticité. Il convient de recopier le code présent sur l'extrait Kbis de votre sous-traitant pour vous assurer de sa conformité : https://www.infogreffe.fr/controle
Certains documents, notamment ceux remis en main propre par le Greffe, ne bénéficient pas encore de ces codes et de ces moyens de vérification.
Quelle est la durée de validité du Kbis ?
La durée de validité du Kbis est de 3 mois et doit être remis au donneur d'ordre dès le début du contrat.
Le Kbis est seulement l'un des exemples de documents à vérifier par le donneur d'ordre : il y a encore 5 autres documents légaux à obtenir et à vérifier. Répondre à votre obligation de vigilance peut être particulièrement chronophage, c'est pourquoi l'équipe Conformité et Juridique d'AddWorking a créé un tableau de suivi reprenant la liste des documents à collecter, les liens pour les vérifier et leur durée de validité.
