Egis optimise son processus achats avec AddWorking
Entreprise
Egis est un groupe international de conseil, d'ingénierie de la construction et d'exploitation, fondé en France il y a plus de 90 ans. Avec 19 500 collaborateurs et une présence dans plus de 100 pays, Egis réalise 70 % de son activité hors de France. Egis accompagne ses clients dans des projets de mobilité, d'infrastructures et de construction, avec une expertise reconnue et une approche durable.
Enjeux
En janvier 2022, le diagnostic des dépenses du groupe Egis a révélé plusieurs défis majeurs. Egis devait gérer un portefeuille d'achats d'assistance technique externe de plus de 100 millions d'euros par an en France et 150 millions d'euros au total pour le groupe, représentant ainsi leur principal poste de dépenses. Avec plus de 1 000 fournisseurs sur ce segment, il était crucial d'améliorer le processus d’attribution et d’engagement de la dépense.
La complexité de ces achats nécessitait un renforcement du processus Procure to Pay, de l'émission des bons de commande, de la contractualisation et de la gestion du panel de fournisseurs. Les chefs de projet d'Egis éprouvaient des difficultés à trouver des profils adéquats dans des délais courts. Egis avait besoin d'un outil pour animer et solliciter ce panel efficacement. Cet outil ce devait avant tout d’être simple et ergonomique pour faciliter son adoption par les utilisateurs.
Solutions mises en oeuvre
Egis a fait appel à AddWorking pour optimiser et sécuriser la gestion de ses achats d’assistance technique externe. Tout d’abord, AddWorking a permis à Egis de mettre en place un système d’Expression des Besoins (Make or Buy) permettant de s’assurer que chaque recours à une ressource extérieure est parfaitement justifié. En mettant en place un circuit de validation interne sur mesure pour ces expressions de besoins, Egis a pu garantir que toutes les demandes passent par une vérification rigoureuse avant d'être soumises aux fournisseurs.
Ensuite, AddWorking a mis en place pour Egis un système d’offres de mission leur permettant de consulter directement leurs fournisseurs référencés sur la plateforme. Pour réduire la ressaisie d’informations, la création de cette consultation a été automatisée à partir des informations de l’expression de besoin préalablement validée. Grâce aux fonctionnalités de qualification du panel intégrées à l’outil, les équipes d’Egis ont pu classer leurs fournisseurs selon leurs propres critères, accélérant ainsi la consultation aux fournisseurs les plus adaptés aux besoins.
Egis a également digitalisé la gestion de ses contrats via AddWorking, afin d’accélérer les contractualisations avec ses fournisseurs et réduire les risques encourus. Avec AddWorking, les équipes d’Egis peuvent créer, éditer et signer facilement et rapidement leurs contrats (grâce à une reprise des informations contenues sur la plateforme qui viennent automatiquement alimenter le contrat).
Déploiement
De janvier à décembre 2023, Egis a déployé la stratégie et travaillé sur le paramétrage de la solution. La phase de test s'est déroulée d'octobre à décembre 2023, suivie du déploiement de l'outil à partir de janvier 2024. Ce déploiement a débuté par la validation dans les comités de direction des business units, puis par la présentation aux directeurs d’activité. Egis et AddWorking ont ensuite organisé des sessions de formation des utilisateurs en groupe de 15 personnes, visant à former au total entre 300 et 400 utilisateurs.
Des gains tangibles
