Maîtriser les risques liés à la sous-traitance : une obligation légale !
Identifiez vos obligations légales pour sous-traiter sans risque !
Dans le cas où votre sous-traitant ne respecte pas ses obligations légales, vous pouvez être engagé solidairement dans les procédures judiciaires dont il fait l'objet.
Chaque entreprise ayant une stratégie d'externalisation doit donc prendre en compte les risques qui en découlent afin d'aborder sereinement la gestion de ses sous-traitants.
Afin de maîtriser sereinement les risques liés à la sous-traitance, nous allons nous attarder sur ce que nous dit la loi et les moyens à mettre en oeuvre pour prévenir les risques.
L'obligation de vigilance
En application des articles D8222-5 et R8222-1 du Code du Travail, l'obligation de vigilance s'applique à tous les donneurs d'ordre qui ont recours à une prestation de service, de travaux ou encore de fourniture dont le marché dépasse les plus de 5000 euros hors-taxes cumulés sur l'année.
Cette réglementation impose à tout donneur d’ordre d’exiger de la part de ses prestataires et fournisseurs la communication de certains documents administratifs, ceci dès le début du contrat puis tous les 6 mois.
En cas de non paiement des obligations sociales et fiscales de vos fournisseurs, vous risquez de devoir payer solidairement leurs impôts, taxes et cotisations ainsi que d'être sanctionné pénalement.
Le devoir de vigilance
Le devoir de vigilance est une obligation légale nécessaire à la maîtrise des risques liés à la sous-traitance. Cette loi du 27 mars 2017, s’applique à toutes les entreprises ayant plus de 5000 employés et prévoit que ces dernières établissent un plan de vigilance nécessaire à la maîtrise des risques :
- Sociaux
- Environnementaux
- De gouvernance
La loi Sapin II
Cette loi complète le devoir de vigilance et répond également à une obligation légale nécessaire à la maîtrise des risques liés à la sous-traitance.
La loi Sapin II s'adresse à toutes les entreprises de plus de 5000 salariés ayant un chiffre d'affaires supérieur ou égal à 100 millions d'euros.
Cette loi est composée de trois volets :
- La transparence
- La lutte contre la corruption
- La modernisation de la vie économique
La législation française encadre strictement vos relations avec vos sous-traitants afin de maîtriser les risques qui peuvent en découler. Mais quelles sont les actions à mener pour être conforme de vos obligations et éviter ainsi d'être tenu solidairement responsable des actions menées par vos prestataires ?
Nos recommandations pour maîtriser les risques liés à la sous-traitance
Les documents obligatoires pour sous-traiter sans risque
Afin de répondre à votre obligation de vigilance, vous devrez mobiliser un certain nombre de documents auprès de vos sous-traitants, voici une liste des éléments à demander :
1. Une attestation de vigilance de moins de 6 mois, émanant de l’organisme dont il dépend (URSSAF, SSI ou MSA)
2. Une attestation de régularité fiscale datée de l'année civile en cours
3. Un extrait de l’inscription de l’entreprise de moins de 3 mois
- Pour les sociétés commerciales : un extrait de l’inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (Kbis)
- Pour les artisans et entrepreneurs individuels : un extrait d’inscription au Répertoire des métiers (D1)
- Pour les professions libérales : un extrait d’inscription au Répertoire SIRENE
- Une liste nominative des travailleurs étrangers hors Espace Economique Européen (EEE) ou une attestation sur l’honneur certifiant du non-emploi de travailleurs étrangers hors EEE.
Rappel : outre la collecte, les donneurs d’ordre doivent également vérifier l’authenticité des documents fournis par leurs sous-traitants. pour vous simplifier votre mise en conformité, l'équipe AddWorking a créé un tableau interactif gratuit où vous trouverez tous les liens pour les vérifier :
Mettez en place une RSE :
Chaque entreprise peut mettre en place la responsabilité sociale ou sociétale des entreprises (RSE) afin de se prémunir des risques liés à la sous-traitance. La RSE est définie par la commission européenne "comme l'intégration volontaire par les entreprises de préoccupations sociales et environnementales à leurs activités commerciales et leurs relations avec les parties prenantes."
Dans la RSE nous retrouvons plusieurs volets :
- L'environnement : c'est la mise en place de pratiques respectueuses de l'environnement au sein de votre entreprise ainsi qu'auprès de vos fournisseurs et de vos sous-traitants. Ces pratiques vous permettent ainsi de vous assurer de la bonne pratique de vos ressources externes en matière de respect de l'environnement et des obligations légales qui en découlent.
- Le social : ce volet s'attarde sur la prise en compte des domaines de la santé, l'éducation, le bien-être et le respect des droits de l'Homme au sein de votre entreprise.
- L'économie : consiste à faire preuve de transparence afin d'éviter notamment les risques de corruptions.
La mise en place de normes respectant pour certaines d'entre elles, des obligations légales, est un moyen pour vous d'adopter des bonnes pratiques au sein de votre entreprise mais également avec vos sous-traitants afin de maîtriser les risques liés à la sous-traitance. Profitez de nos conseils dans notre webinar à regarder en replay :
Mettez en place un système d'alerte
Assurez-vous que vos sous-traitants soient conformes aux dispositions légales auxquelles ils sont soumis. Pour cela, mettez en place un outil connecté garantissant la possibilité à vos sous-traitants de vous communiquer les documents pour répondre à vos obligations légales.
Il existe notamment des logiciels SaaS vous permettant d'assurer la conformité de ces différentes opérations et vous alertent en temps réel de la non conformité de vos sous-traitants. En attendant d'en posséder un, vous pouvez toujours profiter gratuitement de notre évaluateur de risques liés à la sous-traitance
Veillez à la conformité de vos différentes opérations en lien avec vos sous-traitants :
Qualification du panel : assurez-vous avant de contractualiser vos relations avec un sous-traitant de sa solvabilité et dans une plus large mesure de sa conformité face aux dispositions légales auxquelles il est soumis.
Contrat : prenez le temps de bien formaliser votre contrat en ajoutant des clauses telle que les droits et les obligations du donneur d'ordre et du sous-traitant afin de maîtriser les risques opérationnels.
Facture et paiement : avant de régler le paiement de votre sous-traitant assurez-vous de la corrélation entre le numéro IBAN de son entreprise avec celui figurant sur sa facture. Cette opération est indispensable afin de verser le montant dû à la prestation à un compte professionnel et non personnel.
La maîtrise des risques financiers ou encore opérationnels sont donc à prendre en compte sur l'ensemble du processus de gestion de la sous-traitance. La mise en conformité de vos différentes opérations répondent à des obligations légales dont la mise en place de logiciels SaaS comprenant un système d'alerte et la réalisation d'une RSE vous permettront d'aborder plus sereinement vos relations avec vos sous-traitants.
L'équipe AddWorking reste à votre disposition pour en savoir plus sur la façon dont vous pouvez maîtriser les risques liés à la sous-traitance.
