Comment nouer de bonnes relations avec ses sous-traitants stratégiques ?

La sous-traitance est incontournable dans le secteur du BTP pour améliorer la compétitivité et stimuler la croissance des entreprises. Un constat renforcé quand on sait que plus de 76% des entreprises de la construction recourent à la sous-traitance selon l’INSEE. Cependant, entre le cadre législatif à respecter et parfois l’absence de visibilité économique pour les sous-traitants, les donneurs d’ordre doivent impérativement améliorer leur processus achats s’ils souhaitent fidéliser leurs partenaires stratégiques.

Accompagner les sous-traitants dans leur mise en conformité

La procédure KYS, Know Your Supplier, qui consiste à améliorer la connaissance de ses sous-traitants est indispensable pour maîtriser les risques liés à la sous-traitance. En effet, le recours à la sous-traitance est encadré par de nombreuses obligations légales telles que l’obligation de vigilance. Dès lors, les donneurs d’ordre doivent s’assurer de la conformité de leurs partenaires du début jusqu’à la fin de leurs relations. Cela implique que les sous-traitants soient en capacité de fournir un certain nombre de documents administratifs à leurs donneurs d’ordre.

Cependant, les sous-traitants n’ont pas toujours connaissance des documents à mobiliser et ne savent pas où les chercher ni à qui les envoyer. Enfin, la vérification de l'authenticité des documents par les donneurs d’ordre prend également du temps si le traitement est manuel. Ces opérations chronophages et complexes peuvent finir par lasser les sous-traitants et les amener à privilégier d’autres partenaires dont les processus sont plus rapides et efficaces.

Avec une solution comme AddWorking, les donneurs d’ordre peuvent envisager leurs relations avec leurs sous-traitants sur du long terme. D’une part, les démarches administratives demandées par le client sont facilitées par un accompagnement technique mais aussi humain : le sous-traitant bénéficie d’envoi d’informations automatisées et de l’aide des équipes d’AddWorking. D’autre part, l’automatisation de la collecte et de la vérification des documents du sous-traitant permettent de faire gagner du temps aux deux parties.

Contractualiser systématiquement les relations avec les sous-traitants

La loi n’oblige pas les donneurs d’ordre à rédiger un contrat de sous-traitance mais cette opération reste cependant indispensable pour garantir des relations sereines avec leurs sous-traitants. Autrement dit, il est fortement recommandé de formuler dans chaque contrat les attentes des deux parties afin d’éviter tout litige lors de l’exécution des travaux et de la mise en paiement. Parmi les clauses à indiquer, nous retrouvons à titre d’exemple : les modalités de règlement, d’exécution, la durée d’exécution des travaux, l’objet des travaux, les responsabilités de chacun dans la mise en œuvre du projet…

AddWorking permet aux entreprises du BTP de rédiger systématiquement des contrats afin de maîtriser les risques juridiques et financiers des deux parties. L’automatisation de l’envoi du contrat, l’intégration de la signature électronique et l’accès au contrat sur n’importe quel appareil connecté permettent également de faire économiser du temps à tous.

Respecter les délais de paiement

30% des entreprises sont régulièrement en retard dans le paiement des factures de leurs sous-traitants selon la DGCCRF. Et pourtant, le respect des délais de paiement est indispensable pour fidéliser les sous-traitants stratégiques et éviter la mise à mal de leur santé économique.

L’adoption d’une solution comme AddWorking permet aux donneurs d’ordre de ne rater aucune échéance et de simplifier le traitement des factures des sous-traitants. En effet, le rapprochement commande-contrat-facture est automatisé, les flux administratifs et financiers sont rationalisés grâce à la mise en place d’un système de facturation unique. Le sous-traitant gagne également en visibilité en suivant en temps réel l’état de traitement des factures depuis leur réception jusqu’au paiement.

Connecter les équipes externes et internes de l’entreprise sur l’ensemble du processus achats

Les donneurs d’ordre et leurs sous-traitants sont amenés à échanger de nombreux documents administratifs et financiers sur l’ensemble du processus achats. Ces échanges nécessitent encore trop souvent l’usage de plusieurs outils déconnectés qui impliquent des processus plus longs et complexes.

L’usage d’un logiciel collaboratif tel qu’un SRM qui connecte les équipes internes et externes de l’entreprise sur toutes les étapes de leur relation peut être un formidable moyen de fidéliser les sous-traitants stratégiques. Avec ce type de logiciel, les sous-traitants et les donneurs d’ordre échangent sur une seule et même plateforme. Les allers-retours sur différents outils sont de fait supprimés afin de faire gagner du temps aux donneurs d’ordre et à leurs sous-traitants.

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