L’expression de besoin dans les achats de prestations
Les clés pour bien définir vos besoins et améliorer l'efficacité de vos achats.
Bien plus qu'une simple formalité, l’expression de besoin définit les fondations sur lesquelles repose tout achat réussi. Un besoin bien exprimé se traduit donc par un achat bien réalisé, minimisant ainsi les risques d'incompréhension, de retards ou de dépassements budgétaires.
Dans cet article, nous explorerons non seulement comment articuler efficacement une expression de besoin, mais aussi les bonnes pratiques et les solutions technologiques qui peuvent en améliorer le processus.
Définition d'une Expression de Besoin
Qu'est-ce qu'une expression de besoin ?
L'expression de besoin désigne la formulation documentée et structurée d'un besoin en ressources, que ce soit en matériaux, en services ou en main-d'œuvre. L'objectif de cette expression est de définir de manière précise et claire les exigences nécessaires à l'acquisition d'un produit ou service. Elle doit couvrir tous les aspects essentiels tels que les spécifications techniques, les quantités requises, les standards de qualité, et le budget estimé.
Rôle dans le Processus d'Achats
Dans le cadre du processus d'achats, l'expression de besoin joue plusieurs rôles :
- Point de départ pour la communication : Entre les départements internes d'une entreprise, notamment entre les acheteurs et leurs responsables. En clarifiant les attentes dès le début, elle aide à éviter les malentendus et à réduire les risques d'erreurs, ce qui contribue à une meilleure gestion des coûts et à l'efficacité du processus d'achat.
- Facilitation de l'évaluation et de la sélection : Permet aux équipes concernées de proposer des solutions plus ciblées et adaptées, assurant ainsi que les solutions choisies répondent effectivement aux exigences du projet.
- Structuration du processus de validation interne : Par le biais du circuit de validation, chaque expression de besoin est examinée et approuvée par les différents niveaux de responsabilité au sein de l'entreprise. De plus, elle permet aux approbateurs de prendre des décisions éclairées sur la réalisation interne ou externe des missions (make or buy).
En somme, l'expression de besoin n'est pas simplement une étape administrative ; elle est stratégique, facilitant une prise de décision éclairée et optimisée dans le cadre de la gestion des achats d'une entreprise.
Les Étapes d'une Expression de Besoin
Identifier le besoin
Avant d'être exprimé, le besoin doit être identifié. Tous les collaborateurs d’une entreprise peuvent en être à l’origine, c’est pourquoi une communication efficace entre les différents services est indispensable. Cette phase débute lorsque les opérationnels identifient qu'ils ont besoin de ressources pour réaliser une mission. Cela implique de déterminer avec précision ce qui est nécessaire pour répondre aux objectifs opérationnels ou stratégiques de l'entreprise. Une demande d’achat doit alors être transmise à l’acheteur ou à la personne de l’entreprise en charge des achats. Digitaliser une demande d’achat fiabilise le processus car elle offre un support de travail à cette personne qui sera titulaire du marché.
Formaliser l'Expression de Besoin
Une fois le besoin identifié, l'étape suivante est sa formalisation. Cela consiste à rédiger un document détaillé qui décrit toutes les spécifications du produit ou service recherché. Ce document doit inclure des informations telles que :
- La description du besoin
- Les quantités
- Les délais de livraison
- Les standards de qualité attendus
- Le budget estimé
La formalisation de l'expression de besoin doit être suffisamment claire et détaillée pour permettre aux approbateurs de prendre des décisions éclairées sur la réalisation interne ou externe des besoins (make or buy). Il est également crucial de fournir des informations annexes comme :
- Les recommandations de fournisseurs
- La date de livraison souhaitée
- Le service de l'entreprise concerné
- Le matériel concerné (immatriculation, référence, évènement…)
- Le prix / budget
Conseil
Utilisez des modèles standardisés pour les expressions de besoin afin de faciliter leur compréhension et traitement par toutes les parties prenantes.
Transmettre l'Expression de Besoin à l'Acheteur ou au Responsable des Achats
Une fois les informations récoltées et le besoin clairement exprimé, la demande d’achat doit être transmise à la personne appropriée. Dans les grandes entreprises, il s'agit généralement d'un acheteur travaillant au sein du service des achats. Dans les plus petites structures, cela pourrait être la personne en charge des achats ou des commandes. Intégrer cette personne dans la préparation de votre besoin est indispensable. L’acheteur ou le prescripteur, en tant que référent des bonnes pratiques, saura définir les critères d’évaluation des fournisseurs, effectuer un sourcing si nécessaire, et déterminer si l’achat est réalisable.
Effectuer un circuit de validation interne
Le circuit de validation interne représente une étape critique du processus. Cette phase implique l'examen et l'approbation de l'expression de besoin par différentes instances au sein de l'entreprise pour décider entre la réalisation en interne ou l'externalisation des missions, en suivant une approche "make or buy". Le circuit de validation peut varier en fonction de la taille de l'entreprise et de la nature de l'achat. Cette validation peut se faire directement par les parties prenantes internes, ou par le biais de délégations de signature, dans le cas où les décideurs en charge de la demande ne sont pas disponibles. Impliquer plusieurs décideurs permet de partager la responsabilité de l’achat, ce qui est crucial pour les achats complexes.
ℹ️ Make or Buy
Le processus de "make or buy" est une décision stratégique prise par une entreprise pour déterminer si elle doit produire un bien ou un service en interne ("make") ou l'acheter auprès d'un fournisseur externe ("buy").
Ces étapes, correctement exécutées, garantissent que l'expression de besoin aboutira à une acquisition qui répond précisément aux attentes de l'entreprise, tout en optimisant les coûts et en renforçant les relations internes.
Solutions Technologiques pour Optimiser les Expressions de Besoin
Il existe de nombreux outils pour faciliter la gestion des demandes d'achats de biens ou de services. Les solutions de e-procurement, telles que SAP Ariba, Coupa et Ivalua, offrent des fonctionnalités avancées pour gérer efficacement les expressions de besoin, les approbations et les achats. Ces plateformes permettent de centraliser et d'automatiser le processus d'achat, assurant ainsi :
- Une meilleure traçabilité
- Une réduction des délais
- Une optimisation des coûts
Elles intègrent également des outils d'analyse de données qui aident les entreprises à prendre des décisions plus éclairées en matière de gestion des achats.
Pour le processus spécifique d'achat de prestations de service ou de sous-traitance, une solution se distingue particulièrement : AddWorking.
AddWorking permet de gérer de manière complète et optimisée les expressions de besoin et le processus "Make or Buy". Cette plateforme centralisée facilite la gestion des prestations de service et des sous-traitants en offrant des fonctionnalités telles que la rédaction et le suivi des contrats, la gestion des factures, ainsi que la conformité réglementaire.
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