5 raisons de digitaliser entièrement votre processus achats
Découvrez dans cet article, 5 bonnes raisons de digitaliser entièrement vos opérations d'achats de sous-traitance.
Si les entreprises du BTP ont pris le virage de la digitalisation pour mieux piloter et gérer leurs achats de sous-traitance, il reste cependant beaucoup à faire. En effet, la nécessité d’innover pour les entreprises de la construction se fait ressentir à toutes les étapes du processus achats allant du sourcing jusqu’au traitement des factures.
Découvrez dans cet article les 6 bonnes raisons de digitaliser entièrement vos opérations dédiées à la sous-traitance grâce à l’adoption d’un logiciel tel qu’AddWorking.
1. Coordonnez votre processus achats à tous les niveaux.
Encore bien trop souvent, les entreprises de la construction adoptent plusieurs solutions dédiées à la gestion des sous-traitants qui ne sont pas ou peu connectées entre elles. Sans langage et processus commun, les équipes et les différents sites d’une même société sont freinés dans leurs performances.
Pour harmoniser les méthodes de travail, il est donc vital pour les entreprises d’adopter des logiciels Source-to-Pay capables de connecter toutes les opérations dédiées à la sous-traitance sur un seul et unique outil. En effet, l'adoption d'une solution S2P implique des processus de travail communs et des rôles bien définis pour chaque service. Avec ce type de logiciel, les processus sont harmonisés et mieux coordonnés à toutes les échelles de l’entreprise.
2. Améliorez la communication entre les équipes
Du sourcing jusqu’au traitement des factures, il n’est pas rare que plusieurs départements interviennent à certaines étapes de la relation avec leurs sous-traitants. L’amélioration de la communication entre les équipes et l’accès facilité aux informations utiles pour gérer les sous-traitants sont donc indispensables. C’est pourquoi les logiciels Source-to-Pay connectent l’ensemble des acteurs de la sous-traitance sur une seule plateforme dans laquelle se trouve toutes les informations nécessaires à la réalisation de leurs tâches.
3. Déployez une politique d’achats responsables.
La définition d’une politique RSE dans les achats est un levier efficace pour maîtriser les risques sociaux, environnementaux et économiques qui pèsent sur les entreprises. Elle permet également d’améliorer sensiblement leur image auprès de leurs clients et de leurs sous-traitants.
Pour assurer une politique d’achats responsables tout au long de la relation avec leurs sous-traitant, les décideurs qui ont adopté une solution Source-to-Pay s’accordent sur les points suivants :
- Les campagnes d’e-sourcing favorisent l'enrichissement de leur panel de sous-traitants afin d’éviter le monopole de certains partenaires.
- La collecte automatique d’informations sur les sous-traitants permettent de sélectionner et de contractualiser avec les compétences les plus compatibles aux enjeux RSE fixés par l’entreprise.
- L’accès aux obligations contractuelles sur un seul outil pour l’ensemble des équipes facilite le suivi des bonnes pratiques RSE sur les chantiers.
- L’automatisation du traitement des documents administratifs et financiers fiabilise la mise en conformité du sous-traitant et réduit considérablement les délais de traitement des factures.
4. Facilitez la collaboration entre les équipes externes et internes à l’entreprise
Entre le cadre législatif à respecter et parfois l’absence de visibilité économique pour les sous-traitants, les donneurs d’ordre doivent impérativement améliorer leur processus achats s’ils souhaitent fidéliser leurs partenaires stratégiques.
L’adoption d’une solution Source-to-Pay est alors un moyen efficace pour les donneurs d’ordre d’envisager leurs relations avec leurs sous-traitants sur du long terme. La connexion des équipes de l’entreprise à leurs sous-traitants sur un seul outil et l’automatisation du traitement des documents permettent de simplifier les échanges et de faire gagner du temps aux deux parties.
5. Garantissez la conformité de vos opérations
La collecte et la vérification des informations des sous-traitants peuvent être particulièrement chronophages et conduire à des erreurs si elles ne font pas l’objet d’un traitement automatisé. Le digital doit alors permettre la construction et la gestion d’un référentiel fiable et régulièrement mis à jour et de garantir la mise en conformité de l’ensemble des opérations dédiées à la sous-traitance.
Avec un logiciel Source-to-Pay, la collecte et la vérification des documents administratifs des sous-traitants sont assurées durant toute la relation contractuelle. Les erreurs de saisie au moment de la facturation sont supprimées. Le contrôle de RIB est automatisé pour éviter tout risque de fraude au moment de la mise en paiement.
Les entreprises du BTP se digitalisent à grands pas pour soutenir leur développement, sécuriser leurs opérations et améliorer les performances opérationnelles de leurs collaborateurs. Conscient de ces enjeux, AddWorking accompagne les entreprises de la construction, des télécommunications et de l’énergie à faciliter le recours et le pilotage de la sous-traitance en connectant leurs équipes à leurs sous-traitants sur une seule et même plateforme.
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