Sous-traitance : comment définir votre politique RSE ?
Nos conseils pour une politique RSE qui sécurise et augmente les performances économiques de votre entreprise.
Parmi les préoccupations des directions achats, la réduction des coûts occupe l'une des premières places. Cependant, elle connaît sa plus forte baisse depuis 10 ans selon l'étude menée par Agilebuyer.
Selon cette même étude, la performance achats ne se limite plus à l'aspect purement financier mais intègre dorénavant la sécurisation et la collaboration intelligente avec leurs sous-traitants.
Les acheteurs perçus autrefois comme des cost killer sont dorénavant définis comme des vrais créateurs de valeurs pour leur entreprise. La définition d'une politique RSE, devient incontournable pour répondre à ces différents enjeux.
RSE : de quoi parle-t-on ?
La RSE, responsabilité sociale ou sociétale des entreprises, est définie par la commission européenne "comme l'intégration volontaire par les entreprises de préoccupations sociales et environnementales à leurs activités commerciales et leurs relations avec les parties prenantes."
La norme ISO 2006 fixe les éléments à mobiliser pour accompagner les entreprises dans leur démarche RSE.
La définition d'une politique RSE résulte de la prise de conscience des entreprises de leur impact sur la société dans les volets :
- Social
- Économique
- Environnemental
Le cadre juridique pour la RSE
Les contours de la RSE sont renforcés par la loi PACTE du 22 mai 2019 :
- L'article 1833 du Code civil a été modifié afin que l'objet social de toutes les sociétés intègre la considération des enjeux sociaux et environnementaux.
- L'article 1835 du Code civil a été modifié pour reconnaître la possibilité aux sociétés qui le souhaitent de se doter d'une raison d'être dans leurs statut.
L'intérêt de la RSE pour les entreprises ayant recours à la sous-traitance
L'optimisation des performances économiques :
Les entreprises ayant intégré une politique RSE connaissent une augmentation de 13 % de leur performance économique selon France Stratégie.
Ces entreprises bénéficient d'une :
- Image positive leur permettant de décrocher de nouveaux marchés.
- Fidélisation de leurs sous-traitants nécessaire pour répondre efficacement aux besoins de l'entreprise.
- Optimisation des performances de leurs collaborateurs en charge de la gestion de la sous-traitance.
La sécurisation des relations avec les sous-traitants
L'intégration d'une politique RSE permet de maîtriser les risques liés à :
- Un recours à un sous-traitant n'étant pas conforme de ses obligations légales et fiscales.
- Une santé économique fragile du sous-traitant.
- Une capacité limitée du sous-traitant à répondre à ses missions.
Les 4 questions utiles pour lancer votre politique RSE
Connaissez-vous vos sous-traitants ?
Nous vous le dirons jamais assez : "know your suppliers" autrement dit, connaissez vos sous-traitants. Sans aller jusqu'à connaître leur couleur préférée, une vision d'ensemble sur leurs compétences et leur conformité est nécessaire pour sécuriser et simplifier la gestion de vos sous-traitants.
Regardons ensemble les points à connaître avant de contractualiser avec un sous-traitant :
- Formes sociales : Connaître la forme juridique du sous-traitant vous permet de définir les documents administratifs obligatoires à lui demander et répondre ainsi à votre obligation de vigilance.
- Métiers & compétences : Indiquer et définir les métiers au sein d'une entreprise sous-traitante est utile pour ne pas vous tromper sur les compétences dont vous avez besoin.
- Capacités : Se renseigner sur les capacités du sous-traitant à exécuter les missions qui lui sont confiées afin d'éviter tout risque de retard ou de mauvaise exécution de la prestation.
- Empreinte carbone : Veiller aux bonnes pratiques en matière environnemental du sous-traitant vous permet d'éviter de véhiculer une mauvaise image de votre entreprise.
Donnez-vous de la visibilité économique à vos sous-traitants ?
Vous avez tout intérêt à fidéliser vos sous-traitants pour répondre efficacement aux besoins de votre entreprise.
Mais comment fidéliser vos sous-traitants ?
Donnez-leur de la visibilité économique en indiquant dans vos contrats les modalités de règlement. Dans ces modalités, il est attendu de définir le montant pour la réalisation de la prestation ainsi que de préciser le délais de règlement.
Si vous souhaitez un petit coup de pouce pour la réalisation de vos contrats de sous-traitance, nous avons un générateur gratuit qui vous permettra en quelques clics d'indiquer toutes les clauses indispensables :
Gérez-vous efficacement les délais de traitement des factures de vos sous-traitants ?
Simplifier et sécuriser le traitement des factures constituent un défi pour de nombreuses entreprises donneuses d'ordre. Dans le cas où vous ne respectez pas les délais de paiement vous risquez des sanctions financières particulièrement lourdes et que le nom de votre entreprise soit diffusée par la DGCCRF en tant que mauvaise payeuse.
Pour vous éviter ces désagréments, vous avez tout intérêt à adopter un processus de gestion de vos factures efficaces et RSE friendly.
Première étape :
Une communication intelligente avec vos sous-traitants passe par le suivi régulier de l'avancement des prestations réalisé par le sous-traitant. En fonction de ses avancées, vous pourrez réconcilier les montants dûs à la prestation en amont de l'envoi de la facture.
Deuxième étape :
Une fois les montants réconciliés, le contrôle de la conformité de la facture est indispensable pour éviter d'être victime d'une fraude au faux fournisseur. Concrètement ? Vérifiez la correspondance de l'IBAN de la facture de votre sous-traitant avec son RIB.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont il est possible d'éviter d'être victime d'une fraude au faux fournisseur nous avons un article à ce sujet qui devrait vous intéresser : Lire l'article.
Troisième étape :
Maintenant que les montants de la facture sont réconciliés et sa mise en conformité réalisée, vous n'aurez plus qu'à procéder au paiement de votre sous-traitant !
Facilitez-vous la mise en conformité de vos sous-traitants ?
L'obligation de vigilance implique que tous les donneurs d'ordres ayant passé un marché de travaux ou encore de prestations de services de plus de 5000 euros HT cumulés doivent vérifier si leurs sous-traitants sont conformes à leurs obligations légales.
Dans le cas où les sous-traitants n'est pas à jour de ses taxes, cotisations ou impôts, vous pouvez être tenu responsable et devoir payer solidairement.
Comme vous l'aurez compris, vous avez tout intérêt à faciliter la mise en conformité de vos sous-traitants. Pour les accompagner du mieux possible, nous vous conseillons de :
- Réaliser une liste des documents à demander selon le secteur et l'organisme de rattachement de votre sous-traitant.
- Vérifier les documents envoyés par votre sous-traitant.
- Définir la durée de validité de ces documents.
Pour vous aider dans vos démarches, notre équipe compliance a créé un tableau de suivi vous permettant de retrouver la liste des documents obligatoires à demander à vos sous-traitants, les liens pour les vérifier et une matrice pour calculer leur durée de validité :
L'adoption d'une solution : une aide précieuse pour mettre en pratique votre politique RSE
RSE : Une seule solution, la digitalisation ? L'adoption d'outils performants est sans nul doute un moyen efficace pour vous et votre entreprise de répondre à vos objectifs RSE.
L'acquisition d'une solution SaaS :
Dans une logique de RSE où l'optimisation des performances de l'entreprise s'inscrit dans une croissance intelligente et durable, l'option SaaS est la plus adaptée.
Les solutions SaaS, Software as a Service, sont connectées sur le cloud. Elles ont l'avantage de pouvoir connecter l'ensemble des collaborateurs de votre entreprise à vos sous-traitants.
L'avantage d'une solution connectée est de réduire le temps pour gérer vos sous-traitants. La communication entre les deux parties et le partage d'informations sont simplifiés.
Les SaaS favorisent également l'agilité de l'ensemble des collaborateurs de l'entreprise ainsi que des sous-traitants : ces solutions sont utilisables n'importe où, n'importe quand sur n'importe quel support (tablette, smartphone, ordinateur).
L'automatisation :
La mise en pratique de la RSE dans la gestion de la sous-traitance comprend également l'appréhension des risques auxquels les donneurs d'ordres et les sous-traitants peuvent faire face. L'automatisation de tâches chronophages tel que le contrôle des documents administratifs de vos sous-traitants ou encore le traitement des factures vous permet de sécuriser vos relations en évitant les risques de :
- Fraude au faux fournisseur
- Travail dissimulé
- Solidarité financière
- Requalification du contrat
Félicitations, vous êtes arrivé à la fin de cet article ! Vous devez certainement porter un fort intérêt aux problématiques RSE et cela tombe bien car nous aussi chez AddWorking. La preuve dans cet article où nous nous expliquons comment nous accompagnons nos clients à simplifier et sécuriser leurs relations avec leurs sous-traitants : Lire l'article
