Gestion de la sous-traitance : risques et solutions

De nombreux risques liés à la sous-traitance peuvent survenir selon l'organisation de votre entreprise et de la nature de vos ressources externes (prestataires IT, de service, sous-traitants ou encore travailleurs indépendants). Pour une stratégie d'externalisation réussie, il est donc primordial d'identifier les risques afin d'opter des solutions adaptées à votre entreprise.

Les risques

Avant de vous donner des conseils vous permettant de gérer sereinement vos sous-traitants, faisons un tour des potentiels risques auxquels vous pourriez être confronté en tant que donneur d'ordre :

La solidarité financière

Si votre sous-traitant ne répond pas à ses obligations sociales et fiscales, vous risquez solidairement de devoir payer ses impôts, taxes et cotisations ainsi que d'être sanctionné pénalement. Votre entreprise est donc soumise à une obligation de vigilance vis-à-vis de vos sous-traitants. En effet, la réglementation en vigueur impose à tout donneur d’ordre d’exiger de la part de ses prestataires et fournisseurs la communication de certains documents administratifs, ceci dès le début du contrat puis tous les 6 mois.

La requalification

Le contrat de sous-traitance peut se voir être requalifié en contrat de travail, si les travaux sont exécutés par le sous-traitant dans les mêmes conditions qu’un salarié. Cette situation donne alors lieu à des sanctions financières lourdes (paiement de cotisations sociales, annulation des réductions ou exonérations de cotisations dont l’entreprise a bénéficié), voire à des poursuites judiciaires.

Le travail illégal

Selon LEGIFRANCE sont considérées comme du travail illégal les infractions suivantes :

• Travail dissimulé
• Marchandage
• Prêt illicite de main-d'oeuvre
• Emploi d'étranger non autorisé à travailler
• Cumuls irréguliers d'emplois
• Fraude ou fausse déclaration

La fraude au faux fournisseur

La fraude au faux fournisseur consiste à ce qu'un fraudeur avec le concours d'un tiers, remplace dans vos systèmes d'information le RIB d'un fournisseur par le sien. Cette fraude est particulièrement malveillante car elle reprend les processus normés ayant cours dans l'entreprise de la facturation au paiement.

Les facteurs de risque de la sous-traitance

Les risques liés à la gestion de la sous-traitance ne sont pas les mêmes selon le secteur d'activité, l'organisation ou encore la taille de l'entreprise. Voyons ensemble les différents facteurs de risque auxquels une entreprise donneuse d'ordre peut être confrontée :

Le secteur d'activité de l'entreprise

Chaque entreprise, en fonction de son domaine d’activité et de son éco système, peut être soumis à des risques plus ou moins élevés.

Exemple avec une entreprise du BTP :

Ce type d'entreprise va avoir recours à un volume de sous-traitants conséquent et peut avoir recours également à des travailleurs étrangers. Cette dernière va devoir alors être très vigilante sur les attestations fournies par ses sous-traitants. En effet, il sera nécessaire d'opérer une vérification de l'ensemble des documents demandés afin d'éviter d'être sanctionné pour travail illégal ou encore devoir payer solidairement le manquement aux obligations sociales et fiscales de ses sous-traitants.

Exemple avec une entreprise du service numérique :

Ce type d'entreprise peut demander à un prestataire IT de répondre à ses besoins dans le but de compléter les compétences déjà présentes en interne. Dans cette situation, attention à ne pas caractériser sa relation avec le prestataire par un lien de subordination sous peine de voir requalifier le contrat du prestataire en contrat de travail.

L'organisation de l'entreprise

Le degré de risque n’est pas le même selon l'organisation de l'entreprise,

Dans le cas d'une organisation centralisée : chaque département est regroupé physiquement au sein du même bureau. Vous retrouverez ainsi au cinquième étage, bureau D10 la comptabilité avec l'ensemble des comptables de l'entreprise. La communication entre les différents collaborateurs est donc facilitée et permet d'avantage de faire face à une situation à risque telle qu'une fraude au faux fournisseur.

Dans le cas d'une organisation décentralisée : les business units peuvent être répartis sur plusieurs territoires. Par exemple, les comptables sont répartis dans plusieurs régions. La communication entre les différents collaborateurs est limitée par la distance et entraîne des risques plus élevés d'être victime d'une fraude au faux fournisseur.

La taille de l'entreprise

La taille de l'entreprise peut être un facteur à risque dans le cas d'une stratégie d'externalisation.

Les grandes entreprises ont des processus normés permettant d'encadrer leurs relations avec leurs ressources externes. En effet, chaque département est formé et sensibilisé aux risques auxquels les collaborateurs peuvent faire face dans une situation de gestion de la sous-traitance. Les risques liés à la sous-traitance sont donc moins élevés mais pas inexistants pour autant.

Les TPE et PME ont moins de processus normés leur permettant de prévenir les risques liés à la sous-traitance. En effet, cela nécessite pour les TPE et PME d'investir dans des ressources supplémentaires afin d'être dotés d'outils et de compétences nécessaires à la maîtrise des risques. Ces entreprises accordent généralement d'avantage de priorité à l'optimisation des tâches des collaborateurs gérant les sous-traitants plutôt qu'à la sécurisation de ces opérations.

Nos solutions

Après avoir évoqué les différents risques que vous pouvez rencontrer dans le cas de la gestion de la sous-traitance, l'équipe AddWorking n'allait tout de même pas vous laisser sans conseils ! Voici quelques solutions qui vous permettront de gérer sereinement vos sous-traitants, prestataires ou encore indépendants :

Dotez-vous d'un monitoring

Dotez-vous d'une alerte «Vigilance» vous avertissant d’un évènement substantiel dans la vie de votre sous-traitant (redressement judiciaire, compte URSSAF non à jour...), pour vous permettre d’en tenir compte immédiatement dans vos relations contractuelles.

Suivez la progression des missions de vos sous-traitants et les façons dont elles sont exécutées afin de prévenir les risques de requalification.

Trouvez notre solution juste ici : Notre solution

Know your suppliers

Bien connaître vos sous-traitants est essentiel pour maîtriser les risques juridiques. Assurez-vous donc qu'ils sont sont conformes face aux dispositions légales ou réglementaires auxquelles ils sont soumis afin d'être protégé des risques de travail illégal, de solidarité financière, de requalification ou encore d'arnaque aux faux fournisseurs.

Trouvez la liste des documents obligatoires à demander à vos sous-traitants et où les vérifier juste ici : Notre tableau interactif

Sécurisez vos contrats

Assurez-vous d'un lien contractuel avec vos sous-traitants afin de vous prémunir de tous risques pouvant engager votre responsabilité.

Vous pouvez en effet encourir des sanctions civiles et pénales si vous ne définissez pas clairement les clauses vous permettant de garantir la sécurité de votre responsabilité.

Trouvez les clauses indispensables juste ici : Notre article

La maîtrise des risques juridiques liés à la sous-traitance est un enjeu essentiel pour les entreprises, AddWorking en a fait sa priorité pour ses clients. En effet, notre équipe compliance les accompagne dans la mise en conformité de leurs différentes opération de gestion de vos sous-traitants. Fiable et sécurisé, notre logiciel intelligent leur permet également d'être connecté à leurs sous-traitants n'importe où et n'importe quand.

Entreprises, maîtrisez les risques juridiques liés à la sous-traitance

Gagnez la reconnaissance éternelle de votre entreprise en sécurisant vos relations.

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