Les bonnes pratiques pour gérer ses sous-traitants dans le BTP
Bénéficiez de tous les avantages de la sous-traitance en améliorant la gestion de vos compétences externes.
Le recours à la sous-traitance dans le BTP est une pratique courante. Il permet aux entreprises d’intervenir sur des chantiers de plus grande importance, développer un avantage concurrentiel et optimiser leurs coûts. La sous-traitance présente des avantages incontestables mais sa gestion n’est pas sans contraintes. C’est pourquoi la mise en place de bonnes pratiques pour gérer ses sous-traitants est primordiale.
Lancez des campagnes de sourcing
Aujourd’hui et encore plus qu’hier, des ruptures importantes dans les chaînes d’approvisionnement sont constatées dans le BTP. Les coûts liés à la sous-traitance deviennent de plus en plus importants et peuvent entraîner un décrochage économique de certaines entreprises. Le recours au sourcing devient alors indispensable pour rester compétitif.
Sécurisez la chaîne d’approvisionnement
Pour palier au risque de rupture dans la chaîne d’approvisionnement, les entreprises du BTP ont tout intérêt à lancer des campagnes de sourcing. En effet, si un sous-traitant n’est pas en mesure d’assurer un chantier, le projet risque de ne pas se réaliser et d’entraîner une perte de revenus pour les entreprises clientes. Avec un panel enrichi et diversifié, les donneurs d’ordre diminuent les risques de rupture et sont capables de répondre à toutes les opportunités du marché.
Facilitez les négociations
Les campagnes de sourcing sont des moyens efficaces de mettre en concurrence des sous-traitants. Dès lors, les donneurs d’ordre ont plus de facilité à négocier les prix et à retenir les ressources externes capables de répondre aux objectifs financiers de l’entreprise.
Créez un référentiel complet de ses sous-traitants
Créer un référentiel complet de sous-traitants à partir de leur degré de conformité et de leurs compétences permet de choisir efficacement les ressources externes conformes et adaptées aux besoins de l’entreprise.
Contrôlez la conformité des sous-traitants
Avec la Loi Sapin II et la loi relative au devoir de vigilance, les grandes entreprises du BTP qui recourent à la sous-traitance doivent absolument se protéger des mauvaises pratiques éventuelles de leurs ressources externes. Connaître ses sous-traitants devient alors indispensable pour éviter de voir la responsabilité de l’entreprise engagée. Cela implique de collecter puis de vérifier l’ensemble des documents administratifs des sous-traitants.
Identifiez les sous-traitants les plus qualifiés
Pour éviter de mobiliser une entreprise sous-traitante qui n’a pas les qualifications requises, il est important d’identifier les compétences et métiers adaptés au travaux à réaliser. Sans référentiel complet sur les compétences et métiers des sous-traitants, les travaux risquent d’être partiellement ou mal réalisés, des retards sont également possibles et le projet devient alors moins rentable.
Encadrez la relation par un contrat de sous-traitance
L'édition d'un contrat de sous-traitance permet aux donneurs d’ordre de maîtriser les risques de travail dissimulé, de se protéger en cas de litige et de fidéliser le sous-traitant en lui donnant de la visibilité économique grâce aux modalités de paiement fixées dans le contrat.
Définissez les clauses dans vos contrats
Hormis les clauses que nous retrouvons dans chaque contrat (l’objet des travaux, leur durée d’exécution, les modalités d’exécution, rupture et de règlement…) le secteur du BTP comprend quelques spécificités à prendre en compte pour sécuriser la relation avec les sous-traitants :
- La garantie de bonne fin : le sous-traitant est dans l’obligation d’intervenir en cas de vices, de défauts et de malfaçons.
- La clause sur le retard du chantier : des pénalités financières sont appliquées en cas de retard du chantier (sauf si les retards sont liés aux intempéries ou à des travaux complémentaires).
- Les responsabilités et les assurances : le sous-traitant est soumis à une obligation de résultat. Dans cette situation, la responsabilité du sous-traitant peut être engagée par l'entreprise principale en cas de dommages de nature décennale.
- La clause de travail dissimulé : le sous-traitant accepte de fournir l’ensemble des documents administratifs pour éviter tout risque de travail dissimulé.
Gagnez du temps en créant des modèles de contrat
L’édition d’un contrat à partir de modèles déjà prédéfinis selon les besoins de l’entreprise réduit considérablement le temps dédié à cette opération. La définition d’une contrathèque grâce l’adoption d’une solution Source-to-Contract est particulièrement conseillée. Ce type de logiciel contribue à l’amélioration des performances opérationnelles des collaborateurs en facilitant la gestion du contrat sur l’ensemble de son cycle de vie.
Suivez la bonne exécution du chantier
81 % des donneurs d’ordre sont mal informés de la progression des travaux de leurs sous-traitants selon Oxford Economics alors que le suivi de chantier constitue une étape essentielle dans le processus achats : il permet en effet de contrôler la bonne application des obligations contractuelles qui lient les deux parties et d’éviter ainsi les mauvaises surprises.
Contrôlez les dépenses dédiées au chantier
Certains travaux peuvent être partiellement réalisés par les sous-traitants, voire comporter certaines malfaçons. Pour limiter les retards et éviter d’engager des coûts supplémentaires, suivre ses chantiers régulièrement est donc primordial.
Veillez au respect des normes environnementales et de sécurité
Les entreprises du BTP ont tout intérêt à veiller à la bonne application des normes éthiques et juridiques sur un chantier. Ces normes peuvent répondre à la politique RSE définit par l'entreprise mais également à ses obligations légales. Dans le cas où les entreprises ne répondent pas à leurs obligations, des sanctions financières lourdes peuvent être prononcées.
En résumé, une gestion efficace des sous-traitants permet de réduire les risques et d’assurer la rentabilité des entreprises du BTP. Afin de sous-traiter dans les meilleurs conditions, le recours à un logiciel qui prend en charge l’ensemble de la gestion de la sous-traitance peut être une solution.
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