Procure to Pay : définition et avantages

Optimisez vos performances achats en identifiant les avantages d'une solution Procure-to-Pay.

L’adoption d’une solution Procure-to-Pay représente un gain d’efficacité redoutable pour les collaborateurs en charge du cycle de vie des achats. La bonne compréhension de ce terme anglophone alliée à l’identification des avantages qui en découlent sont des étapes incontournables pour optimiser les performances achats des entreprises.

Qu’est-ce que le Procure-to-Pay ?

Le terme Procure-to-Pay, appelé également Purchase-to-Pay ou encore P2P décrit les étapes du processus achats de l’entreprise allant de la demande d’achats au paiement d’un bien ou d’un service réalisé par un fournisseur ou un sous-traitant. La désignation Procure-to-Pay est particulièrement utilisée dans le monde du logiciel pour définir le processus lié au procurement autrement dit, d’approvisionnement.

Quelles sont les étapes du processus Procure-to-Pay ?

Les opérations relatives au processus Procure-to-Pay lient l’ensemble des directions d’une entreprise (Achats, Administratives, Financières...). Voici un exemple d’étapes que nous pouvons retrouver lors de ce processus :

La demande d’achats : consiste à formuler une demande au Département Achats pour bénéficier de biens ou de services externes à l’entreprise. La demande d’achats permet aux sociétés de gagner en visibilité sur les fonds qu’elles doivent mobiliser.
Le suivi de missions ou de travaux : définit l’action par laquelle les opérationnels suivent la bonne exécution des missions ou des travaux demandés afin de mesurer la rentabilité du projet et d’accélérer le traitement des factures.
L’évaluation des missions ou des travaux réalisé(e)s : renvoie à l’évaluation quantitative et/ou qualitative des missions souhaitées afin de simplifier la sélection des sous-traitants ou fournisseurs à contacter lors d’une prochaine consultation.
Le traitement des factures : désigne l’ensemble des opérations permettant de s’assurer de la conformité des factures reçues (montants, correspondance de l’IBAN...) afin d’éviter d’être victime de fraude au faux fournisseur et de respecter les délais de paiement.
La mise en paiement : est le versement de l’entreprise principale au sous-traitant de la somme liée aux biens ou aux services fournis.

À noter que les étapes formulées ci-dessus sont à titre d’exemple. En effet, certaines opérations peuvent s’ajouter selon le workflow de l’entreprise.

Quelle est la différence entre le terme Procure-to-Pay et Source-to-Pay ?

Le Source-to-Pay englobe les étapes définies lors du processus Procure to Pay ou Purchase to Pay (suivi de missions ou de chantier, facture, paiement...). Le processus Source to Pay intègre en amont les opérations Source to Contract :

Sourcing
Qualification du panel
Consultation
Gestion des contrats

Les opérations du Procure to Pay sont donc situées en aval du processus Source to Pay. La compliance est au coeur de ces différentes opérations : mise à jour des documents obligatoires du sous-traitant, validations administratives, gestion des contrats, factures et paiements.

Quelles sont les avantages d’une solution Procure to Pay ?

L’adoption d’une solution Purchase to Pay ou Procure to Pay a pour objectif principal d’optimiser le processus achats en le digitalisant. Le choix d’une solution e-procurement pour l’entreprise dépendra ainsi des priorités qu’elle se fixe. Pour faciliter le choix des Directions Achats, retrouvez les principaux avantages des solutions Procure to Pay ci-dessous :

Amélioration du contrôle des dépenses

Les solution P2P comprennent de nombreuses fonctionnalités de contrôle, de validation et de gestion permettant aux collaborateurs de gagner en visibilité sur la trésorerie de leurs entreprises. À chaque étape du processus, les données relatives à la sous-traitance sont collectées, stockées et accessibles pour veiller à la bonne rentabilité du projet. Ces données peuvent ainsi faire l’objet de dashboards afin d’adopter la stratégie achats la plus performante pour l’entreprise.

Communication simplifiée entre les différents interlocuteurs

Avec une solution Procure to Pay en mode SaaS, les collaborateurs de l’entreprise et leurs sous-traitants sont connectés pour faciliter leurs opérations (validation progressive des missions, envoi et réception des factures, mise en paiement...). Stockées sur le cloud, ces solutions sont utilisables sur n’importe quel support connecté (ordinateur, tablette, smartphone). Les opérations du donneur d’ordre et du sous-traitant sont centralisées sur une seule plateforme afin de maîtriser les flux financiers et administratifs.

Sécurisation des opérations

La sécurisation de la relation entre l’entreprise principale et son sous-traitant est assurée tout au long de la relation contractuelle. En effet, l’intégration d’un monitoring dans certaines de ces solutions permet d’alerter directement l’entreprise en cas de non-conformité de la ressource externe.

Accélération des opérations

Les collaborateurs de l’entreprise optimisent leurs performances en automatisant leurs tâches chronophages :

Vérification de la correspondance du numéro d’IBAN avec celui du sous-traitant.
Réconciliation des montants des factures grâce à la validation des missions durant le suivi.
Paiements redistribués.