Sous-traitance : 5 actions pour optimiser vos performances financières en 2022
Nos conseils simples et pratiques pour une stratégie achats performante.
Les entreprises ont plus que jamais besoin de recourir à des sous-traitants pour répondre efficacement à la demande du marché. Preuve à l'appui : 62% des entreprises considèrent les ressources externes comme un moyen d'améliorer leurs performances financières selon Oxford Economics. C'est pourquoi AddWorking propose 5 actions simples et concrètes à réaliser en 2022 pour répondre à cet enjeu majeur.
1. Processus achats : calculez vos coûts de gestion
Le recours à la sous-traitance peut être un levier de croissance pour les entreprises à condition d'identifier l'ensemble des opérations liées au processus achats :
- Qualification du panel de sous-traitant
- Consultation
- Contractualisation de la relation entre les deux parties
- Suivi de chantiers/missions
- Traitement des factures
- Mise en paiement
Ces différentes opérations ont un coût, il est donc indispensable de l'estimer afin de mesurer la rentabilité du projet. Pour cela, 4 facteurs sont à prendre en compte :
- Le nombre de sous-traitants mobilisés par l'entreprise.
- Le nombre de transactions par sous-traitant (commande, validation et paiement).
- Le degré de digitalisation des différentes opérations liées à la sous-traitance (absente, partielle...).
- La fidélité des sous-traitants mobilisés durant ces dernières années.
À partir de ces 4 éléments, AddWorking a créé un simulateur pour vous aider à évaluer vos coûts :
2. Compliance : maîtrisez vos risques juridiques et financiers
KYS, Know Your Suppliers, autrement dit, "connaissez vos sous-traitants", renvoie à l'obligation de vigilance du donneur d'ordre envers ses sous-traitants afin de lutter contre les fraudes sociales et fiscales. Pour cela, il est demandé à l'entreprise principale, avant-même la signature du contrat, de collecter puis de vérifier les documents administratifs de ses sous-traitants :
- Attestation de vigilance
- Attestation de régularité fiscale
- Extrait de l'inscription de l'entreprise
- Liste nominative de salariés étrangers
La compliance intervient durant toute la relation contractuelle avec le sous-traitant. Dans le cas où ce dernier n'est pas conforme, le donneur d'ordre risque des sanctions sociales voire pénales :
- 3 ans d'emprisonnement
- Amende allant de 45 000 euros pour une personne physique à 200 000 euros pour une personne morale
- Règlement des impôts, taxes, cotisations de Sécurité sociale et rémunérations du sous-traitant
- Le remboursement des aides publiques dont le donneur d’ordre a bénéficié
Pour éviter ces sanctions, AddWorking a réalisé un tableau reprenant la liste des documents à demander, leur durée de validité et les liens pour les vérifier :
3. Contrat : accélérez vos opérations
L'adage "le temps, c'est de l'argent" s'applique également à la sous-traitance. Prenons l'exemple du cycle de vie d'un contrat de sous-traitance (Lifecycle Contract Management), certaines de ces opérations sont particulièrement chronophages mais sont indispensables pour sécuriser la relation. Parmi ces opérations, nous retrouvons :
- L'édition du contrat
- Son envoi et sa réception
- Les signatures des deux parties
- Le stockage du contrat
Le digital serait-il un moyen d'accélérer ces opérations et par conséquent d'optimiser leurs coûts ? Sans nul doute si l'on s'appuie sur l'étude menée par Aberdeen Group. D'après cette enquête, la dématérialisation des contrats entraîne une réduction de 30% des coûts de gestion. En effet, l'apparition de solutions Source-to-Contract optimisent considérablement le temps de traitement de ces différentes opérations.
Pour réduire le temps d'édition des contrats, AddWorking a créé un générateur dans lequel vous retrouverez toutes les clauses indispensables liées à la sous-traitance :
4. Suivi de chantier ou mission : Évaluez la rentabilité de vos projets
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81% des dirigeants sont mal informés de la progression des missions de leurs sous-traitants selon Oxford Economics. Et pourtant, un suivi absent ou réalisé partiellement peut entraîner des retards importants dans l'exécution des travaux ou missions. Pour éviter que le projet soit moins rentable, l'entreprise principale a tout intérêt à mesurer la différence de coût estimé du projet et le coût réel. Si l'écart constaté est trop important, les collaborateurs pourront mener des actions rapidement pour y remédier.
AddWorking a créé un tableau de suivi de chantier, pour alerter le plus tôt possible les entreprises de leur situation financière et les aider à prendre les décisions nécessaires à leur bonne rentabilité :
5. Paiement : Gagnez en visibilité sur votre trésorerie
30% des entreprises sont en retard dans le paiement de leurs sous-traitants selon la DGCCRF.
Ces entreprises risquent des pénalités et des sanctions financières :
- Pénalités de retard : le montant de ces pénalités est indiqué sur la facture et se calcule en prenant en compte le nombre de jours de retard.
- Sanction financière pour les personnes physiques : montant maximal de 75 000 €.
- Sanction financière pour les personnes morales : montant maximal 2 000 000 €.
- En cas de récidive dans les 2 ans : montants précédemment évoqués pouvant être doublés.
Afin d'éviter d'être sanctionné financièrement et pour gérer au mieux leurs trésoreries, les entreprises ont tout intérêt à se doter d'un outil leur permettant de calculer leurs délais de paiement et de suivre régulièrement leurs décaissements.
C'est pourquoi AddWorking a créé un calculateur permettant aux donneur d'ordre de gagner en visibilité sur les paiements à effectuer auprès de leurs sous-traitants :
Pour aller plus loin
L'équipe AddWorking a créé quelques supports pédagogiques dans lesquels vous retrouverez toutes les informations indispensables pour mener à bien votre stratégie achats :
