Notre recette pour une gestion réussie de vos contrats de sous-traitance
Retrouvez dans cet article les clauses, les documents nécessaires et bien plus encore pour contractualiser vos relations
Vous avez recours à des sous-traitants et vous souhaitez contractualiser vos relations afin de maîtriser vos risques. Pour cela, vous allez éditer, signer et envoyer le contrat à votre sous-traitant puis attendre un retour signé de sa part pour enfin stocker le document.
Il suffit d'une phrase pour résumer la gestion d'un contrat de sous-traitance mais dans les faits, combien de temps vous faut-il pour gérer vos contrats ?
Certainement trop, si on en croit Forrester Consulting dans son étude parue en 2020 :
9 entreprises sur 10 affirment être considérablement ralenties par leurs processus d'accord.
Quelles sont les conséquences d'un ralentissement de gestion de vos contrats ?
La gestion de vos contrats de sous-traitance est une étape essentielle dans la relation qui vous lie à votre ressource externe. Sans bonne gestion, vous risquez de :
- Subir des retards dans la contractualisation de vos relations avec vos sous-traitants et en entraîner de nouveaux pour la réalisation des missions ;
- Perdre du temps au détriment de tâche à forte valeur ajoutée ;
- Diminuer la possibilité de fidéliser vos sous-traitants pour des missions à venir.
Comme vous pouvez le constater, une mauvaise gestion du cycle de vie des contrats (Contract Lifecycle management) peut entraîner quelques désagréments. Ne tombez pas dans le fatalisme pour autant, l'équipe AddWorking partage avec vous sa recette pour une gestion réussie de vos contrats.
Quels sont les ingrédients dont vous aurez besoin pour bien gérer votre contrat de sous-traitance ?
Une cuillère à définition du contrat de sous-traitance
- La sous-traitance est encadrée par la loi du 31 décembre 1975. Elle définit une opération par laquelle une entreprise (le donneur d’ordre) confie à une autre entreprise (le sous-traitant) le soin d’exécuter pour elle une partie des actes de production et de services dont elle conserve la responsabilité.
Bien, maintenant que nous sommes au clair sur ce qu'est la sous-traitance, attardons-nous sur la définition du contrat de sous-traitance :
- Le contrat de sous-traitance est défini par la loi n°75-1334 du 31 décembre 1975. Il est un contrat d'entreprise qui encadre la relation entre le donneur d'ordre et le sous-traitant et intervient dans tous les secteurs (BTP, Industrie, télécom..). Le contrat de sous-traitance a pour objectif de sécuriser la relation entre le donneur d'ordre et le sous-traitant en identifiant les obligations légales des deux parties.
- La contractualisation est-elle obligatoire pour avoir recours à un sous-traitant ?
La réponse est non. Mais alors pourquoi s'embêter à prendre le temps de contractualiser vos relations ? On vous dit tout dans le second paragraphe.
Une bonne dose de sensibilisation aux risques
Avant de contractualiser votre relation, veillez à la mise en conformité de vos sous-traitants.
On ne vous le répétera jamais assez : les donneurs d'ordre sont soumis à de nombreuses obligations légales. L'obligation de vigilance en est un exemple.
Pour rappel, l'obligation de vigilance s'applique à tous les donneurs d'ordre qui ont recours à une prestation de services, de travaux ou encore de fournitures dont le marché dépasse les plus de 5000 euros HT sur l'ensemble de l'année.
L'obligation de vigilance implique au donneur d'ordre de recevoir, de la part de ses fournisseurs ou de ses prestataires, des documents légaux dès le début du contrat.
Dans le cas où vos sous-traitants ne paient pas leurs obligations, vous risquez de payer solidairement leurs cotisations, taxes et impôts ainsi que d'encourir des sanctions pénales.
Afin d'éviter que votre responsabilité soit engagée, voici la liste des documents obligatoires à demander à vos sous-traitants :
1. Une attestation de vigilance de moins de 6 mois (qui s'obtient auprès de l'URSSAF, SSI ou MSA)
2. Une attestation de régularité fiscale datant de l'année civile en cours
3. Un extrait de l’inscription de l’entreprise de moins de 3 mois
- Pour les sociétés commerciales : Registre du Commerce et des Sociétés (KBIS)
- Pour les artisans et entrepreneurs individuels : Répertoire des métiers (D1)
- Pour les professions libérales : Répertoire SIRENE
4. Il vous sera également nécessaire de vérifier l'ensemble de ces documents et de demander la mise à jour de certains d'entre eux durant la vie contractuelle qui vous lie à vos sous-traitants.
Pour vérifier leur authenticité ainsi que leur durée de validité, AddWorking a créé un tableau interactif vous permettant d'être conforme à vos obligations légales :
Une poignée de clauses indispensables à mettre dans son contrat
L'édition du contrat est une étape essentielle pour éviter que votre responsabilité soit engagée. Pour maîtriser les risques liés à la sous-traitance, voici les clauses indispensables à signifier lors de l'édition de vos contrats :
- Prestations à fournir par le sous-traitant : le donneur d’ordre indique l’ensemble des prestations à réaliser par son sous-traitant.
- La nature du contrat : le donneur d’ordre définit une durée déterminée ou indéterminée de la prestation.
- Les conditions de réalisation des prestations : le donneur d'ordre définit à l'avance un calendrier des différentes opérations à mener par le sous-traitant.
- Le type de tarification : le donneur d'ordre indique sur le contrat si la tarification est de nature forfaitaire ou unitaire.
- Les modalités de règlement : il convient d’indiquer le prix défini avec le sous-traitant pour les prestations réalisées et les délais de règlement.
- Les responsabilités et les assurances : il convient de délimiter les responsabilités de chacun et de vérifier qu'une assurance couvre la mission.
- Les modalités de rupture du contrat : la résiliation amiable, ordinaire ou pour défaut d'exécution.
- L'instance juridique compétente : en cas de litige, il est important de définir l'instance juridique compétente pour statuer.
Une pincée de digitalisation de vos contrats
Le papier, c'est tabou, on en viendra tous à bout ! Adopter une solution 100 % digitalisée pour gérer vos contrats est un moyen de faire un beau geste pour la planète. Vous vous dites peut-être : "Oh la la, encore du green washing..." ? Ne soyez pas aussi catégorique et laissez-nous vous expliquer en quoi le digital vous permet de répondre à vos problématiques RSE.
Une gestion éco-responsable de vos contrats implique que l'ensemble du processus soit digitalisé. L'édition, la signature et l'envoi peuvent être en effet totalement dématérialisés.
La production de papier pour vos contrats induit la destruction d'arbre utile à l'absorption du CO2. En France, 40 000 feuilles par minute sont utilisées en moyenne par les employés. Pour rappel, une feuille de papier a besoin de 7kg de bois et de 130 L d'eau pour être créée. Une fois que le papier est transformé, vous devez également l'envoyer et mobiliser des transports conçus et se déplaçant à partir d'énergies fossiles.
"Oui mais l'envoi d'email a aussi un impact sur l'environnement". En effet, c'est le cas mais le rejet de CO2 est bien plus élevé avec le support papier qu'avec l'envoi d'email :
- 15kg de CO2 est rejeté lors d'une semaine d'envoi de 10 lettres.
- 2kg de CO2 est rejeté lors d'une semaine d'envoi de 50 emails par jour.
L'argument de la digitalisation au service de l'environnement n'est pas suffisant pour vous ?
Nous avons l'argument économique ! La digitalisation de vos contrats vous permet de gagner du temps sur cette opération particulièrement chronophage. Comment ? Le temps d'envoyer votre contrat à votre sous-traitant puis vous le renvoie signé peut prendre plus d'une semaine. Avec la signature électronique, le délai est considérablement réduit. En effet, la signature électronique dispose de la même valeur juridique qu'une signature manuscrite selon l'article 1366 du Code Civil et est totalement légale pour les contrats.
Le temps gagné grâce à la la digitalisation est un bon moyen pour les collaborateurs de votre entreprise de se concentrer et sur leur coeur de métier. Ils gagneront ainsi en avantage concurrentiel au regard des entreprises encore faiblement digitalisées.
Pour éditer vos contrats, l'équipe AddWorking à créer un générateur gratuit qui vous permet en quelques clics de digitaliser et sécuriser vos relations avec vos sous-traitants :
