Optimisez le temps de gestion de vos sous-traitants

Tous nos conseils pour une gestion réussie : automatisation, visibilité et mesure du temps passé sur vos tâches.

La relation entre un donneur donneur d'ordre et ses sous-traitants s'exprime à travers de nombreuses opérations à mener entre les deux parties. En effet, le processus de gestion des sous-traitants comprend plusieurs étapes :

Qualification du panel : identifier les compétences répondant aux besoins de l'entreprise.
Offre de mission : formuler une offre de mission auprès de sous-traitants répondant aux besoins de l'entreprise.
Contrat : contractualiser la relation entre le donneur d'ordre et les sous-traitants.
Suivi de mission : veiller à la bonne exécution des prestations demandées.
Facture : exécuter la réconciliation du montant et veiller à la correspondance des données indiquées sur la facture.
Paiement : verser le montant lié à la prestation.
Conformité : veiller à la conformité sur l'ensemble des opérations de gestion afin d'être en règle des obligations légales.

L'exécution de ces opérations sont nécessaires mais chronophages. De plus, certaines de ces tâches n'apportent pas une forte valeur ajoutée à l'entreprise au regard du temps passé pour les exécuter.

Il est donc nécessaire de s'interroger sur la façon dont il est possible de gagner du temps dans la gestion des sous-traitants afin de gagner en productivité.

Le temps passé à être improductif n'est pas à négliger

Parmi les opérations liés à la gestion de la sous-traitance, certaines tâches telles que le traitement des factures, la gestion des consultations de votre panel ou encore la signature de contrats sont chronophages. L'exécution de ces opérations nécessitent du temps parfois au détriment de tâches à forte valeur ajoutée.

Selon l'association information et management, un employé passe en moyenne 7h30 par semaine à rechercher une information, papier ou numérique, sans la trouver.

Prenons l'exemple d'un comptable gérant les factures de sous-traitants : son temps perdu à rechercher des informations n'est pas négligeable si ce dernier n'est pas doté d'outil permettant d'optimiser la gestion de ces tâches.

Cette improductivité peut intervenir quand le comptable cherche :

L'affirmation ou non que la prestation a bien été réalisée par un sous-traitant.
L'identification du montant à indiquer sur la facture.
Le contact du sous-traitant.

L'impact sur la rentabilité de l'entreprise n'est pas à sous-estimer, d'après cette même étude, 55 % des documents s'ajoutent aux existants chaque année.

Par conséquent, le risque de perte de temps à chercher l'information nécessaire à l'exécution d'une tâche peut augmenter si l'entreprise ne s'interroge pas sur la façon dont il est possible d'optimiser son temps de gestion lié à la sous-traitance.

Comment optimiser ce temps ?

Ayez une visibilité sur l'ensemble du processus de gestion de vos sous-traitants

Les entreprises ont besoin de se doter d'outil leur permettant d'avoir une vision globale sur l'ensemble de leurs opérations. En effet, la productivité des collaborateurs peut être freinée par le temps passé sur plusieurs logiciels à chercher les informations utiles à l'exécution de leurs missions.

Imaginez devoir traiter les contrats avec vos sous-traitants sur un logiciel différent de celui qui vous permet de le signer qui se distingue également de celui où vous envoyer ce document. Ce processus est pleinement intégré à vos habitudes mais est-il pour autant optimisé ? L'accumulation de temps passé à l'exécution de vos actions sur différents supports peut alors vite devenir contraignant.

Afin de gagner du temps sur les tâches liées à la gestion de la sous-traitance, optez pour un logiciel intégrant l'ensemble de vos missions. La mise en place d'un logiciel SaaS peut être un bon moyen pour vous d'optimiser le temps passé à l'exécution de vos tâches.

Définissez le temps passé sur vos tâches de gestion

Le temps passé à chercher un document, le manque de communication ou encore la multiplication d'outils peuvent être un frein à la productivité des collaborateurs d'une entreprise.

Afin de gagner en productivité, il est également nécessaire de mesurer le temps passé sur certaines de ces tâches et identifier les raisons qui font qu'elles sont plus ou moins longues à être traitées.

Il existe de nombreux outils vous permettant de mesurer le temps passé à l'exécution de tâches.

Voici quelques solutions permettant de répondre à vos objectifs d'optimisation des tâches :

Osez l'automatisation !

Selon Accenture, 80% des employés français perçoivent l'automatisation comme un moyen de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. En effet, l'automatisation permet aux collaborateur de gagner du temps sur des tâches n'apportant pas une réelle valeur ajoutée mais qui sont cependant nécessaires à la bonne gestion des sous-traitants.

Dans le cadre du processus de gestion des sous-traitants, de nombreuses tâches peuvent être automatisées telles que la gestion des consultations de votre panel, le traitement des factures ou encore la signature de vos contrats.

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Si vous souhaitez nous poser des questions sur la façon dont il est possible d'optimiser les tâches de gestion de vos sous-traitants, n'hésitez pas à contacter l'équipe AddWorking nous vous répondrons avec plaisir !