Les étapes à suivre pour bien gérer vos sous-traitants
Adoptez une stratégie d’externalisation efficace pour optimiser les performances de votre entreprise !
Vous avez recours à des sous-traitants, prestataires IT, de services ou encore à des travailleurs indépendants ?
Afin d’adopter une stratégie d’externalisation pertinente au sein de votre entreprise, il vous sera nécessaire d’identifier les différentes étapes à suivre pour bien gérer l'ensemble du processus de gestion de vos sous-traitants.
En effet, si certaines étapes du processus de gestion sont mal ou peu optimisées, vous risquez de voir vos coûts de gestion s’alourdir.
Nous allons donc ensemble identifier les différentes étapes et vous donner quelques conseils afin de mener à bien vos projets d’externalisation !
Les étapes du processus de gestion de la sous-traitance
Qualification du panel
Ayez recours au KYS : know your supplier, cette démarche d'outsourcing vous sera utile pour définir les ressources externes à mobiliser afin de répondre au mieux à vos besoins.
Identifier les compétences et les disponibilités de vos sous-traitants est en effet essentiel pour avoir une vision claire sur les différents acteurs externes à votre entreprise et mobiliser ainsi rapidement ceux dont vous avez besoin.
Conformité juridique
Assurez-vous que les sous-traitants sont conformes face aux dispositions légales ou réglementaires auxquelles ils sont soumis afin d'être protégé des risques de travail illégal, de solidarité financière, de requalification.
Pour vérifier les documents administratifs de vos sous-traitants, l'équipe AddWorking a créé un tableau de suivi dans lequel vous trouverez la liste des documents obligatoires pour sous-traiter sans risque, les liens pour les vérifier et leur date de validité :
Offre de mission
Après avoir identifié vos sous-traitants et veillé à leur conformité, vous pourrez formuler aisément une offre de mission et vous épargner des longues démarches de sourcing. Cela vous permettra ainsi de mobiliser rapidement les talents dont vous avez besoin.
Contrat
Contractualisez vos relations avec vos sous-traitants afin de vous prémunir de tous risques pouvant engager votre responsabilité. Vous pouvez en effet encourir des sanctions civiles et pénales si vous ne définissez pas clairement les clauses vous permettant de garantir la sécurité de votre responsabilité.
Retrouvez toutes les clauses indispensables dans notre générateur de contrat :
Suivi de mission
Restez informé de la progression des missions de vos sous-traitants afin de valider progressivement leurs avancées en fonction de vos besoins. Confirmez également le montant, les provisions et les délais de paiement à régler auprès de vos ressources lors du suivi de mission afin de réduire les délais de traitement de vos factures.
Facture
La réconciliation, réalisée en amont du processus de gestion des factures, vous permet de réduire vos flux de facturation de façon à optimiser le temps passé sur cette tâche à faible valeur ajoutée.
Conformité juridique
Veillez à la correspondance du numéro d’IBAN avec celle de l’émetteur de la facture avant d’éviter d’être victime d’une fraude au faux fournisseur. En effet, 7 entreprises sur 10 ont déjà été victimes d'une tentative de fraude, il est donc indispensable d'être vigilant au cours de cette opération.
Paiement
Après avoir veillé à la conformité de vos différentes opérations, vous pourrez enfin régler le montant que vous devez à vos sous-traitants.
L'identification des étapes à suivre pour bien gérer vos sous-traitants vous permettra d'optimiser vos performances seulement si vous optez pour un outil vous offrant une vision globale sur l'ensemble de vos opérations.
Optez pour un logiciel SaaS pour bien gérer l'ensemble du processus de gestion de la sous-traitance
Le SaaS, Software as a Service en anglais, est un logiciel stocké sur le cloud vous permettant d'avoir accès à toutes vos opérations n'importe où et n'importe quand.
En plus de la grande flexibilité que ce logiciel vous apporte dans la gestion de vos opérations, le SaaS vous garantit la possibilité de gérer l'ensemble du processus de gestion de vos sous-traitants allant de la qualification du panel au paiement :
L'identification des étapes à suivre pour bien gérer votre processus de gestion ainsi que le choix du bon outil vous permettront de gagner en performance et de réussir votre projet d'externalisation. Néanmoins, il n'est pas toujours aisé d'avoir un regard expert sur les différentes opérations à mener dans le cadre de ce processus de gestion. Un accompagnement peut donc être nécessaire pour mener à bien vos projets.
