Comment bien gérer les ressources externes ?
Nos conseils pour une gestion réussie de vos ressources externes : sous-traitants, prestataires et freelances.
Aujourd’hui les entreprises n’hésitent plus à faire appel à des ressources externes. Cette main d’œuvre représente 40% du travail réalisé pour les entreprises selon l’étude menée par Oxford Economics.
Cette proportion ne risque pas de décroître si l’on en croit les recruteurs : Deux-tiers d’entre eux affirment l’importance de mobiliser ces ressources pour fonctionner à pleine capacité et pour répondre aux demandes du marché.
Les ressources externes : de quoi parle-t-on ?
Les ressources externes ou external workforce en anglais, comprend toute la main d'oeuvre externe contribuant à votre croissance et à l’atteinte de vos objectifs sans être employée de votre entreprise.
Les différents types de ressources externes
- Sous-traitants
- Prestataires IT
- Prestataires de services
- Travailleurs indépendants
Les besoins auxquels répondent les ressources externes
Les ressources externes répondent aux besoins d’une entreprise friande d’un regard nouveau, d’une expertise ou encore d’un savoir-faire complémentaire à ses salariés. Cette main d'oeuvre permet également aux entreprises d’être réactives pour répondre à des nouveaux marchés.
Le recours à des ressources externes : quels sont les défis rencontrés ?
La maîtrise des coûts
Le recours à l'externalisation est un moyen pour l'entreprise de se développer à condition d'être capable de mesurer son impact économique. Définir les coûts liés à la gestion de vos ressources externes est donc impératif pour analyser l'intérêt d'avoir recours à l'externalisation.
AddWorking a créé un simulateur de coût pour vous aider à gagner en visibilité sur le montant que vous attribuez à la gestion de vos ressources externes :
La maîtrise des risques
Le recours à des ressources externes comporte de nombreux risques :
- Travail dissimulé
- Solidarité financière
- Requalification
Pour sécuriser ses relations avec ses ressources externes, le donneur d'ordre est soumis à une obligation de vigilance. Si le sous-traitant n'est pas conforme, le donneur d'ordre pourra être sanctionné solidairement. L'entreprise principale est donc appelée à vérifier la conformité sociale et fiscale de ses ressources externes.
La maîtrise des risques liés à l'externalisation constitue un vrai défi pour les entreprises. C'est pourquoi notre équipe Conformité et Juridique a créé un tableau de suivi dans lequel vous trouverez :
- La liste des documents obligatoires pour sous-traiter sans risque
- Les liens pour vérifier leur authenticité
- La durée de validité des documents
L'optimisation des opérations de gestion des ressources externes
La gestion des ressources externes renvoie à de nombreuses opérations dont il est important de les identifier pour mieux les optimiser :
- Appel d'offres : L'entreprise principale formule une mission auprès de ressources externes pour répondre à un besoin.
- Contrat : Le donneur d'ordre sécurise sa relation avec ses ressources externes.
- Suivi de la prestation : Le donneur d'ordre s'informe régulièrement des avancées de sa ressource externe de façon à évaluer la bonne ou mauvaise exécution des prestations demandées.
- Facture : L'entreprise principale reçoit la facture de sa ressource externe et s'assure de sa conformité.
- Paiement : L'entreprise principale règle sa ressource externe une fois la facture validée.
Retrouvez en replay Julien Pérona, co-fondateur d'AddWorking, pour optimiser les processus clés liés à la gestion de vos ressources externes :
Gestion des ressources externes : Quelles sont les solutions possibles ?
7h40 : c'est le temps passé en moyenne par les employés français à chercher une information selon Accenture. Dans le cadre de la gestion de vos ressources externes, vous risquez de perdre un temps non négligeable à chercher des informations utiles pour formuler vos contrats ou encore traiter les factures.
Le recours à une solution peut être un moyen de vous libérer de certaines tâches chronophages afin de vous concentrer sur votre coeur de métier.
La solution ERP
L'ERP est l'acronyme de Entreprise Ressource Planning et se dit en français PGI : Progiciel de Gestion Intégré. Ce logiciel informatique est utile aux collaborateurs en charge de la gestion des ressources externes.
Les fonctionnalités de l'ERP :
- Gestion des factures
- Gestion des paiements
Malgré que l'ERP ne couvre pas l'ensemble des processus de gestion de vos ressources externes, celui-ci propose de puissantes fonctionnalités notamment dans le domaine de la comptabilité.
La solution SaaS
Le SaaS signifie Software as a Service ou Logiciel en tant que Service en français. Cette solution est stockée sur le cloud et s'adresse, comme l'ERP, à tous les collaborateurs en charge de la gestion des ressources externes.
Les fonctionnalités du SaaS :
- Gestion des appels d'offres
- Gestion des contrats
- Gestion du suivi des prestations
- Gestion des factures
- Gestion des paiements
L'utilisation d'un logiciel SaaS peut être une alternative à l'ERP pour ceux qui aspirent à davantage d'agilité dans la gestion de leurs ressources externes. Sur tablette, ordinateur ou encore sur téléphone, le SaaS a l’avantage de pouvoir être utilisés n'importe où et n'importe quand.
Si vous voulez en savoir plus, AddWorking a comparé de façon détaillée dans un article les avantages et les inconvénients de ces solutions :
Les ressources externes peuvent être des leviers de croissance pour votre entreprise à condition de bien les identifier et de mettre tout en oeuvre pour répondre aux défis qui en découlent. C'est pourquoi AddWorking reste à votre écoute si vous souhaitez en savoir plus la façon dont vous pouvez simplifier et sécuriser la gestion de vos ressources externes.
