Comment bien gérer les factures de vos sous-traitants ?
3 formules pour gagner du temps, sécuriser et maîtriser les coûts de gestion des factures de vos sous-traitants !
"Amstramgram pic et pic et colégram bour et bour et ratatam✨" s'il suffisait de formuler ces quelques mots pour bien gérer les factures de vos sous-traitants, de nombreux employés seraient autour d'un chaudron à prononcer cette incantation.
AddWorking n'a pas de collaborateurs sorciers pour vous aider à optimiser la gestion des factures de vos sous-traitants mais des formules de bonnes pratiques qui pourraient vous être utiles. 🤝
La formule pour gagner du temps lors de la gestion des factures de vos sous-traitants
La gestion d'une facture pour le donneur d'ordre comprend sa réception avec la validation des montants. Une fois la facture validée, il ne reste plus qu'à procéder au paiement. Présenté de cette façon, il n'y a rien de sorcier à gérer des factures ! Pas si sûr que les collaborateurs en charge de ces opérations au sein de votre entreprise partagent ce point de vue là...
Dans un monde idéal, le montant fixé pour les prestations réalisées convient toujours autant au donneur d'ordre qu'au sous-traitant. Le flux de facturation est maîtrisé, le délai de paiement est respecté et le sous-traitant satisfait est fidélisé.
Comment maîtriser le délai de paiement dans le cas où le montant fixé ne correspond pas à l'une des deux parties ?
Être connecté.e à vos sous-traitants est primordial, dans le cas de l'exécution de ses prestations vous suivez progressivement son avancée afin de définir de façon collégiale le montant à présenter sur la facture. Cet accord conjoint opéré en amont de la facture vous permet de respecter le délai de paiement.
Comment se connecter à vos sous-traitants ?
- Les solutions ERP
Les ERP sont des logiciels internes aux entreprises qui vous connectent à vos collaborateurs. Leur limite ? Ils ne vous connectent pas à vos sous-traitants.
- Les solutions SaaS
De là à affirmer que "le SaaS c'est sensas'", il n'y a qu'un pas ! Ces logiciels ont l'avantage de vous connecter à vos collaborateurs mais aussi à vos sous-traitants. Grâce à ce type de logiciel, le processus P2P (procure-to-pay ou purchase-to-pay) est garanti pour l'ensemble de vos opérations de gestion de la sous-traitance. Concrètement : vous suivez les missions de vos sous-traitants en temps réel, vous vous accordez sur le montant des prestations en amont de la facture permettant ainsi de raccourcir considérablement le délai de paiement.
Un avantage non-négligeable quand on sait que 81% des donneurs d'ordre sont mal informés de la progression des missions de leurs sous-traitants selon Oxford Economics.
La formule pour maîtriser les coûts de gestion des factures de vos sous-traitants
"Maîtriser les coûts de gestion de mes sous-traitants" un leitmotiv pour de nombreux acheteurs. Il est un moyen d'avoir une visibilité financière pour l'entreprise afin d'actionner tous les leviers utiles à sa croissance. Et si l'automatisation vous permettait d'atteindre cet objectif ?
Traitement automatisé ou manuel ? That is the question
L'introduction d'un outil automatisant la gestion de vos factures doit faire l'objet d'un consensus au sein de votre entreprise. Il nécessite d'expliquer en quoi l'automatisation de certaines opérations de vos collaborateurs leur permet de gagner en performance.
Les convaincre de l'intérêt d'automatiser leurs tâches chronophages ne devrait pas être une mission impossible si l'on en croit l'étude menée par Accenture : 80% des employés français perçoivent l'automatisation comme un allié leur permettant de se concentrer sur leur coeur de métier et d'apporter une forte valeur ajoutée à leur entreprise.
Combien coûte une gestion automatisée des factures comparée à un traitement manuel ?
Les études du Groupe Aberdeen ont démontré que le coût du traitement manuel d’une facture est de 12 euros contre 7 euros en cas de traitement électronique.
Quels sont les autres avantages à l'automatisation ?
- Le temps de traitement des factures n'est par rallongé par l'augmentation du volume de transactions.
- Les erreurs et retards affectant l'exactitude des états financiers sont considérablement réduits.
- La sécurité et la conformité à la réglementation sont garanties. Ce dernier point nécessite d'être approfondi, dans notre dernière et ultime formule...
La formule pour sécuriser la gestion des factures
Connaissez-vous la fraude au faux fournisseur ?
Comme nous ne pouvons pas entendre votre réponse, nous vous donnons au cas où sa définition ci-dessous :
Dans le cas d'une fraude au faux fournisseur, le fraudeur usurpe l'identité d'un fournisseur et contacte une entreprise cliente en l'informant d'un changement de coordonnées bancaires. Tous les virements parviendront alors à l'arnaqueur.
Cette procédure est particulièrement efficace car elle reprend tous les processus normés de la facturation au paiement. Si efficace qu'elle est citée pour 48 % des entreprises françaises comme étant la plus répandue d'après le baromètre Euler Hermès DFCG 2020.
Comment éviter d'être victime d'une fraude au faux fournisseur ?
La réponse est sans équivoque : dotez-vous d'un monitoring !
Késako ?
Dans le cas de la gestion des factures, un monitoring est un système de contrôle vous permettant d'être alerté immédiatement en cas de non conformité des factures.
Rien de mieux qu'un exemple concret pour visualiser ce à quoi nous faisons référence :
Chez AddWorking, notre système contrôle l'IBAN de la facture en le rapprochant du RIB du sous-traitant et vérifie la correspondance de l'identité de ce dernier. Nous interrogeons ensuite le pool bancaire afin de s'assurer que l'IBAN soit conforme (compte professionnel, non clos...). Enfin, la facture est réconciliée avec les éléments d'informations tracés dans l'application par le donneur d'ordre et le sous-traitant.
Si vous voulez en savoir plus sur la façon dont nous sécurisons et optimisons le traitement des factures des sous-traitants, c'est ici : Notre solution pour gérer les factures
En résumé
Aucune bave de crapaud et cheveu volé à l'un de nos collaborateurs ont été réquisitionnés pour accompagner nos formules. En revanche, vous pouvez constater que chaque formule comprend une part de digital, essentielle à la bonne gestion des factures de vos sous-traitants.
Il le sera d'autant plus au cours des années à venir. À partir de 2026, les entreprises ne pourront plus refuser les factures électroniques ni les émettre sous forme papier selon la loi n° 2019-1479
Les modalités d'exécution sont précisées dans l'ordonnance du 15 septembre 2021.
Voici le calendrier à avoir en tête :
- 1er juillet 2024 : toutes les entreprises seront dans l'obligation de réceptionner les factures électroniques. Les grandes entreprises devront elles-mêmes émettre des factures digitales.
- 1er janvier 2025 : Les ETI (entreprises de tailles intermédiaires) devront émettre des factures digitales.
- 1er janvier 2026 : Les PME (petites et moyennes entreprises) devront émettre des factures digitales.
L ’ordonnance du 15 septembre 2021 précise que les entreprises intéressées par l’obligation de facturation électronique ont pour, l’émission, la transmission et la réception des factures électroniques, le choix entre :
- Recourir au portail public de facturation mentionné à l’article L 2192-5 du Code de la commande publique ;
- Recourir à une autre plateforme de dématérialisation (immatriculée auprès de l’administration).
L'équipe d'AddWorking a créé un générateur de facture pour vos sous-traitants. Vos avantages en tant que donneur d'ordre à recommander cet outil ? Vous accompagnez vos sous-traitants à générer des factures électroniques. Vous accélérez le traitement des factures dans l'objectif de respecter vos délais de paiement et vous contribuez à la satisfaction de vos sous-traitants pour mieux les fidéliser :
La transformation digitale est déjà une réalité pour beaucoup d'entreprises et est un moyen de gagner en avantage concurrentiel au regard des entreprises faiblement digitalisées. Si vous n'avez pas encore opéré le virage du numérique, l'équipe AddWorking se tient prête à vous donner encore quelques formules utiles pour relever ce nouveau défi.
