4 conditions pour bien piloter les missions de vos sous-traitants

Êtes-vous bien informé.e.s des missions de vos sous-traitants et de vos prestataires ?

Vous souhaitez compléter les compétences présentes en interne de votre entreprise en faisant appel à des sous-traitants ou prestataires. Cependant, vous rencontrez quelques difficultés à identifier et à suivre les missions de vos ressources externes ?

Vous êtes loin d'être le ou la seul.e selon l'étude menée par Oxford Economics  :

• 85 % des dirigeants considèrent que le suivi de mission est un challenge important cependant...
• 73 % des entreprises sont mal informées sur les objectifs de mission de leurs sous-traitants.
• 81 % des dirigeants sont mal informés de la progression des missions de leurs ressources externes.

Une communication claire et régulière entre les deux parties est indispensable à la bonne gestion de vos sous-traitants et de vos prestataires.

L'"offre de mission" permet aux donneurs d'ordres d'identifier la ressources externe capable de répondre à leurs besoins. Tandis que le "suivi de mission" garantit à l'entreprise cliente d'être informée du bon déroulement des missions confiées au sous-traitant ou au prestataire.

Les risques liés à une mauvaise gestion des missions de vos sous-traitants et de vos prestataires

Les difficultés pour l'entreprise cliente à bien gérer les missions de ses ressource externes peuvent entraîner de nombreux désagréments pour les deux parties.

Les conséquences d'une mauvaise gestion de l'offre de mission

• Une offre de mission n'exprimant pas clairement les attentes de l'entreprise cliente mène à une mauvaise exécution des missions par le sous-traitant ou le prestataire.
• Une offre de mission non diffusée aux collaborateurs en charge de la création du contrat de sous-traitance ou de prestation de services augmente les risques pour l'entreprise cliente. En effet, si l'objet de la prestation ou encore les modalités d'exécution présentes dans le contrat ne sont pas clairement exprimés, il sera difficile pour le donneur d'ordres de s'appuyer sur ces clauses pour veiller à la bonne exécution de la mission.

Les conséquences d'une mauvaise gestion du suivi de mission

• Un suivi de mission limité auprès de vos sous-traitants ou prestataires entraîne des retards ou une réalisation partielle de la mission demandée.
• Un suivi de mission partiellement réalisé ou non diffusé aux collaborateurs en charge de la gestion de la facture entraîne une augmentation du temps consacré à la réconciliation. La tâche devient alors chronophage pour les collaborateurs au détriment de tâche à plus forte valeur ajoutée.
• Le retard pris lors de la réconciliation de la facture entraîne également des retards lors du paiement du sous-traitant ou du prestataire. Il est alors difficile pour l'entreprise cliente de fidéliser ses ressources externes.

Les conditions pour une gestion réussie des missions de vos sous-traitants et de vos prestataires

Identifiez clairement les besoins de vos collaborateurs

Le recours à des sous-traitants et prestataires a pour objectif d'apporter de la valeur ajoutée à l'entreprise. Cependant, si votre offre de mission n'est pas clairement formulée, il sera difficile pour l'entreprise de trouver LA ressource externe adéquate dont elle a besoin pour se développer.

L'identification des besoins de vos collaborateurs pour réaliser votre offre de mission est indispensable pour développer votre entreprise.

• La direction générale fixe la politique de développement de l'entreprise.
• La direction des achats identifie les produits et les services répondant aux besoins de l'ensemble des collaborateurs.
• Les directions des opérations, financière ou encore juridique contribuent, dans leurs domaines respectifs, à la bonne gestion des sous-traitants et prestataires.

Chaque département répond à des problématiques différentes mais peut être tout impacté par la mauvaise gestion des missions des sous-traitants et prestataires.

Actualisez votre panel de sous-traitants et de prestataires

Pour diffuser votre offre de mission, apprenez à bien connaître vos sous-traitants et prestataires.

Une base de donnée réactualisée avec les disponibilités de vos ressources, leur lieu d'exercice ainsi que leurs compétences est essentielle pour diffuser votre offre de mission aux sous-traitants ou aux prestataires adaptés à vos besoins.

Ce travail de qualification de votre panel vous permettra de gagner du temps lors du choix de vos ressources à contacter.

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Connectez-vous à vos sous-traitants et à vos prestataires

Autre point important, pour bien référencer vos sous-traitants ou prestataires, connectez-vous à eux ! Ces derniers pourront mettre à jour sur votre logiciel partagé toutes les informations utiles pour diffuser votre offre de mission à la bonne ressource.

Les logiciels SaaS vous connectent à vos sous-traitants ou à vos prestataires afin de centraliser vos échanges et identifier rapidement la bonne ressource à contacter en temps réel.

Stockés sur le cloud, ces logiciels ont l'avantage d'être utilisés sur n'importe quel support (ordinateur, tablette ou encore smartphone), n'importe où et n'importe quand.

Pas encore convaincu.e ? Découvrez les avantages d'un logiciel partagé avec vos ressources externes juste ici : Pilotez simplement les missions de vos sous-traitants et prestataires.

Partagez vos informations auprès de vos collaborateurs

7h40 : c'est le temps passé par semaine par les employés français à chercher une information selon l'étude menée par l'AIM. Ce temps peut être considérablement réduit si vous dotez vos collaborateurs d'un outil partagé.

La condition sine qua none à une gestion efficace de vos sous-traitants et de vos prestataires est le partage d'informations utiles entre les différents collaborateurs de l'entreprise.

Prenons l'exemple d'un comptable gérant les factures de sous-traitants : son temps perdu à rechercher des informations n'est pas négligeable si ce dernier n'est pas doté d'un outil partagé utile à l'exécution de ses opérations. Cette improductivité peut intervenir notamment quand le comptable cherche l'affirmation ou non que la prestation a bien été réalisée dans son ensemble par le sous-traitant. Si l'information n'a pas été partagée autour d'un outil commun, les tâches des collaborateurs peuvent devenir rapidement chronophages.

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En bref

Le pilotage des missions de vos prestataires et de vos sous-traitants s'inscrit dans un processus de gestion englobant d'autres opérations telles que la création de contrat ou encore la gestion de la facture et du paiement. Le choix d'un outil faisant le lien entre ces différentes opérations est une condition essentielle à une bonne gestion de vos missions.

La centralisation des données et la communication entre les différents collaborateurs de l'entreprise avec leurs ressources externes permettent d'optimiser la gestion des missions, à condition d'être doté d'un outil performant.

Si vous souhaitez avoir davantage d'informations concernant la façon dont il est possible d'optimiser la gestion de vos sous-traitants ou prestataires, l'équipe AddWorking est à votre écoute.

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