Dématéralisation des factures : obligations légales et avantages
Découvrez en quoi la dématérialisation des factures peut vous aider à réduire vos coûts et à maîtriser vos risques.
La dématérialisation des factures est un formidable moyen de rationaliser les flux administratifs et financiers pour les entreprises. Ces dernières peuvent dorénavant bénéficier d’un volume de documents et de factures maîtrisé tout en limitant les risques d’erreurs de saisie.
Dématérialisation des factures : de quoi parle-t-on ?
La dématérialisation des factures repose sur l’intérêt à digitaliser l’ensemble des échanges administratifs et financiers qui proviennent à l’origine de supports papiers par une automatisation du traitement des factures électroniques. La facture électronique est encadrée par le Code général des impôts à l’article 289. Cette dernière correspond à plusieurs fichiers : PDF, CSV, EDI ou encore XML pour ne citer qu’eux.
La dématérialisation des factures renvoie également à la notion de facturation électronique. Elle s’adresse à l’ensemble des opérations d’achats et de biens ou de services exécutées en France et assujetties à la TVA, autrement dit, des transactions business to business (BtoB).
Quelles sont les obligations légales relatives à la dématérialisation des factures ?
Le choix des formats
L’administration fiscale accepte plusieurs formats pour les factures électroniques :
- Le PDF : correspond à un format lisible par les humains. Elle répond au standard ISO 32000-1 qui s’est imposé à travers le monde à partir de 2005. Pour être conforme, le format doit privilégier : l’accessibilité, l’intégrité visuelle, la reconnaissance optique de caractère (OCR).
- EDI ou XML : correspond à un format lisibile par les machines.
- La factur-X : correspond à un format mixte, à la fois PDF et XML. Il peut être lisible par les humains et traité également par les machines.
La réception et le traitement des factures électroniques
L’article 195 de la loi de finances 2020 intègre le principe d’obligation d’émettre et de recevoir pour les entreprises les factures électroniques. Cette obligation se déploiera de façon progressive afin de permettre aux entreprises de s’approprier ces nouvelles obligations. L’ordonnance du 15 septembre 2021 précise son champs d’application :
- 2024 : Toutes les entreprises seront dans l'obligation de réceptionner les factures électroniques. Les grandes entreprises devront elles-mêmes émettre des factures dématérialisées.
- 2025 : Les ETI (entreprises de tailles intermédiaires) devront émettre des factures électroniques.
- 2026 : Les TPE-PME et les micro-entreprises devront émettre des factures électroniques.
Transmission d’informations à l’administration fiscale
La transmission complémentaire d’informations à l’administration fiscale, telles que les données des transactions devront faire l’objet d’un e-reporting par l’entreprise qui réalise l’opération par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration ou via le portail public de facturation. Cette obligation est motivée par l’objectif d’améliorer la détection de la fraude, au bénéfice des opérateurs économiques de bonne foi.
L’archivage
L’article L123-22 du code de commerce précise que les factures et autres pièces justificatives comptables sont à conserver pendant 10 ans à compter de son émission. Son archivage électronique doit être conforme à la norme AFNOR NF Z 42-013.
Quelles sont les avantages à la dématérialisation des factures ?
Agilité
La dématérialisation des factures en mode SaaS (Software as a Service) permet aux donneurs d’ordre de gérer l’ensemble du cycle de vie des factures sur n’importe quel appareil connecté (ordinateur, téléphone ou encore tablette). Ces solutions Procure-To-Pay ont également l’avantage de connecter le sous-traitant et l’ensemble des services de l’entreprise cliente sur une interface commune. Autrement dit, le service comptabilité connaît en temps réel l’état de traitement des factures de leurs sous-traitants et gagnent ainsi en réactivité et en visibilité sur les opérations à mener.
Diminution des coûts
Selon la Direction Générale des Finances Publiques le traitement manuel des factures coûte 14 euros contre 7 euros pour un traitement dématérialisé. Une belle économie est donc réalisée pour les entreprises qui ont digitalisé leurs opérations si l’on met en perspective le nombre de factures qu’elles traitent chaque année. Autre point, si l’on se réfère à l’étude Aberdeen Group, 2500 euros par an peuvent être économisés pour les entreprises en stockant les factures sur une plateforme de dématérialisation.
Réduction du temps de traitement des factures
Selon l’étude Ernst & Young, le temps de traitement d’une facture au format papier est de 2 semaines contre 3 jours pour une facture dématérialisée. En effet, le cycle de traitement des factures est simplifié grâce à la vérification automatisée de leur conformité (cohérence des mentions légales, rapprochement bancaire). Autre point, plus le nombre de factures entre le donneur d'ordre et ses sous-traitants est important, plus le délai de prise en charge est long. Grâce à l’automatisation, l'augmentation des flux financiers et administratifs n'ont pas d'impact sur le temps de traitement des factures. Les délais de paiement sont respectés et les sous-traitants fidélisés.
Maîtrise des risques
L'acquisition d'un système d'alerte est un moyen efficace de maîtriser le risque de fraude au faux fournisseur. Avec une solution Procure-To-Pay, le contrôle de l'IBAN et la vérification de la correspondance de l'identité du sous-traitant sont assurés. Le contrôle des documents administratifs du sous-traitant est également automatisé. En cas de non-conformité, le donneur d'ordre est systématiquement alerté des risques potentiels encourus.
Performances opérationnelles optimisées
L’acquisition d’une solution intégrant l’ensemble du processus achats, dont le traitement des factures, permet au service comptabilité d’optimiser leurs performances. Concrètement, les informations récoltées en amont du cycle de traitement des factures sont directement accessibles au comptable (réconciliation des montants, bon de commande, contact du sous-traitant, période de mission, prestations réalisées...) réduisant ainsi considérablement son temps de recherche d’informations. Un avantage non négligeable si l’on s’appuie sur l’étude l’Association Information et Management : les employés français passeraient en moyenne 7h30 par semaine à rechercher des informations sans les trouver.
